вже наявні документи, витрачається час на їх повторне створення;
- багато часу витрачається на узгодження, затвердження документів та їх розсилку;
- відсутній контроль виконавської дисципліни та моніторинг місцезнаходження документів [+31].
Враховуючи процедури руху документа, можна виділити ряд можливих збоїв в системі документообігу (див. таблицю 5) [32].
В основі даної таблиці лежить так званий «людський» чинник, адже документообіг не може бути повністю електронним. Існують процедури узгодження і підписання проекту документа. Однак навіть найкраща СЕД автоматизує тільки рутинні операції, а не весь цикл документообігу.
Джерелами вищеперелічених збоїв можуть бути чотири категорії осіб: розробник документа (той, хто створює документ і погоджує проект документа з візиром інстанціями), візується інстанція (в рамках ВАТ - це не одна особа), секретар, а також особа, яка приймає рішення (Генеральний директор, який підписує/стверджує документ або накладає резолюцію).
Таблиця 7 - Класифікація збоїв у системі документообігу
КлассТіп сбояВід документаIНеверная/неточна резолюція на документеВходящійIIНекорректное зміст/неправильний стиль викладу (проекту) документаВнутренній, ісходящійIIIНеправільное оформлення проекту документаВнутренній, ісходящійIVНеполное/неправильне узгодження проекту документаВнутренній, ісходящійVНарушеніе термінів проходження (проекту) документа, у тому числі постановки документа на контроль/зняття з контролю, передачі документа в архів, знищення документаВходящій, внутрішній, ісходящійVIНедокомплект пакету документовІсходящійVIIОшібочная/неповна розсилка документовВнутренній, витікаючий
Особливу увагу слід приділити секретарю. Дана особа займає найважливіше місце в документообігу відкритого акціонерного товариства, так як секретар обов'язково є кінцевою інстанцією створення документа.
Крім того, секретар ВАТ «Родина» здійснює методичне керівництво веденням документообігу в суспільстві, а також контроль і керівництво ним. Плинність документів у приймальні Генерального директора - найвища в організації. Отже, діяльність з документаційного забезпечення управління - одна з найбільш трудомістких у ВАТ «Родина». Саме тому тут особливо високі документаційні збої.
Автоматизація прийняття стратегічних рішень у ВАТ - це один і важливих питань в організації, тому сам напрямок говорить про своєї значущості. Тільки автоматизуючи дану діяльність, можна підвищити оперативність вирішення поставлених завдань шляхом виведення необхідної інформації в короткі терміни. Крім того, встановивши спеціалізоване програмне забезпечення на робочі станції в Правлінні, можна скористатися величезною кількістю електронних довідників і документів, які необхідні в роботі. Наявність шаблонів основних документів дозволить в найкоротші терміни провести їх заповнення, а їх реєстрація в загальній базі даних не дасть загубитися ні одному документу.
Дана система контролю виконання документів дозволяє забезпечити своєчасне і якісне виконання доручень, що містяться в документах, отримати аналітичну інформацію, необхідну для оцінки діяльності підрозділів і окремих виконавців.
На малюнку 13 представлені цілі системи документообігу [33], в нашому випадку зазначене зображення повністю відображає вимоги, пропоновані до СЕД
Малюнок 13 - Цілі системи документообігу
Підводячи підсумок, можна зробити висновок, що ВАТ «Батьківщина» - динамічно розвивається організація. Для її ще більшого розвитку, для підвищення ефективності стратегічних рішень, необхідно впровадження в рамках існуючого інформаційного поля акціонерного товариства системи електронного документообігу, що несе за собою масу переваг, а також регламентувати діяльність ДОУ інструкцією з діловодства.
3. Розробка технології інформаційно-документаційного забезпечення прийняття стратегічних рішень у ВАТ «Батьківщина»
. 1 Вибір та розробка проекту інформаційної системи для прийняття стратегічних рішень
. 1.1 Формування вимог до системи електронного документообігу
Тенденції розвитку систем електронного документообігу (СЕД) визначаються не тільки новаціями в галузі інформаційних технологій, але в першу чергу змінюються вимогами бізнесу, переосмисленням ролей користувачів (учасників документообігу), зміною їх інтересів і переваг, новим баченням завдань і вимог до управління документами. Донедавна діловодство, документообіг, документаційне забезпечення управління (ДОП) були допоміжними, що забезпечують процесами, що стоять осторонь ключових процесів - створення доданої вартості raquo ;. Відповідним було і ставлення вищо...
