го керівництва, ключових працівників підприємства до процесів, пов'язаних з документуванням, і їх автоматизації. Системи електронного документообігу призначалися виключно для забезпечення оперативної діяльності відповідної категорії персоналу, що відповідає за облік документів і контроль виконання [34].
Система електронного документообігу управління кадрів повинна бути універсальною і дозволяти настройку на використовувані в університеті типи документів. Інші важливі вимоги - інтеграція з програмами, застосовуваними для підготовки та редагування документів (у нашому випадку - це кошти MS Office і Open Office), можливість колективної роботи, дистанційного доступу (що особливо істотно у разі розподіленої структури) і, зрозуміло, прийнятна ціна в поєднанні з простотою обслуговування [35].
Тим часом основними тенденціями для вибору СЕД продовжують залишатися наступні:
) вибір комплексних систем управління корпоративним вмістом (ECM). Компанії з невеликим бюджетом на IT-рішення прагнуть отримати максимальну користь від інвестицій у впровадження, тому вибирають продукт з необхідним набором функцій, слідуючи чіткої мети оптимізувати бізнес-процеси, а не тільки впорядкувати документообіг.
) інтеграція, адаптація і масштабування є важливою умовою при вкладенні коштів у систему. Замовник сьогодні не може дозволити собі впровадження, щоб спробувати і не використовувати потім систему в роботі: вона повинна бути сумісна з наявним ПЗ і забезпечувати єдине інформаційне поле, при цьому повинна залишатися можливість налаштувати «під себе» і розвинути корпоративну систему з часом.
) доступна вартість і окупність проекту по впровадженню корпоративної системи. Ще два роки тому важливим вважалася саме окупність, тепер доступність проекту за вартістю стає лідируючої.
Таким чином, можна виділити наступні критерії, які є найбільш значущими сьогодні при виборі СЕД:
функціонал СЕД
простота роботи в СЕД
невисокі витрати на обслуговування
доступна вартість
Основними завданнями впровадження СЕД є:
- ефективне управління документопотоками в організації;
централізоване зберігання документів;
підвищення контролю исполненія робіт за документами;
збільшення продуктивності роботи співробітників управління;
полегшення доступу до інформації для прийняття управлінських рішень;
інформаційна безпека установи [37].
Сучасна система електронного документообігу повинна бути:
гнучкою (працювати як у локальній мережі, так і мати можливість підключення віддалених робочих місць через Інтернет);
настроюваної (якщо в організації змінився порядок обробки документів, то перенастроювання відповідно з новою формою системи не повинна займати багато часу);
функціонально повної (працювати з різними видами і контурами документообігу);
працює з різними програмно-апаратними платформами і операційними системами.
Таким чином, вибір системи електронного документообігу - завдання досить складна, і підійти до неї необхідно з усією відповідальністю. Бажано, щоб даним питанням займалося особа, компетентне в питаннях автоматизації документообігу.
. 1.2 Вибір системи електронного документообігу
Сучасний ринок систем електронного документообігу в останні роки є одним з найбільш динамічно розвиваються сегментів вітчизняної ІТ-індустрії. Розвитку ринку сприяє зростаюча з кожним роком потреба російських підприємств в оптимізації свого документообігу.
На російському ринку присутні кілька десятків вітчизняних та зарубіжних СЕД. Донедавна вітчизняні СЕД були багато в чому зорієнтовані на автоматизацію функцій канцелярського документообігу, з одного боку, і на невеликі підприємства, з іншого. Однак в останні кілька років ситуація змінилася. У результаті змін на ринку після економічної кризи великі компанії почали частіше вибирати системи російського виробництва, які в свою чергу стали орієнтуватися все більше на корпоративного споживача, які підходять до проекту учасника впускний кваліфікаційної роботи.
Розглянемо деякі, найбільш поширені програми автоматизації роботи з кадровими документами організації.
Однією з відомих СЕД є «Е1 ЄВФРАТ» Система дозволяє автоматизувати реєстрацію документів та завдань, забезпечує взаємодію користувачів під час роботи над документами (з розмежуванням прав доступу), дає можливість пошуку інформації. Може здійснюват...
