ідно до чинного законодавства та необхідністю практичного використання документів. Певні категорії документів (установчі, нормативно-правового, майново-господарського характеру, про підсумки діяльності та перспективи розвитку) слід зберігати в організаціях усіх форм власності до ліквідації даних організацій, що обумовлено чинним законодавством та їх практичним значенням [15].
У разі ліквідації організації документи з особового складу, що мають термін зберігання 75 років, 45 років, у впорядкованому стані передаються в державні або муніципальні архіви, розташовані за місцем знаходження організації.
При відборі документів на подальше зберігання або знищення по заголовку справи слід знайти відповідну статтю переліку, провести полістний перегляд документів справи, з тим щоб визначити подальшу долю цих документів: зберігати їх або знищити. Знищувати документи за заголовками, вказаними на обкладинках справ, не допускається, тому що заголовок справи не завжди відповідає змісту документів або ж не повністю розкриває його.
Відмітка «ЕПК», проставлена ??в переліку до окремих видів документів, означає, що в цих документах може міститися інформація, що має науково-історичне значення. Такі документи ретельно вивчаються і при необхідності відбираються на державне зберігання.
Відмітка «До відпадання потреби» означає, що документи, що містяться у справі, мають тільки практичне значення і зберігаються в організації доти, поки потреба в них відпаде (але не менше одного року).
Термін зберігання документів на нетрадиційних носіях відповідає терміну зберігання аналогічних видів документів на паперовій основі.
Обчислення строку зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, справа, закінчене діловодством у 2007 р., термін зберігання якого 5 років, має бути знищено в 2013 р. Якщо справа складається з декількох томів, які містять документи за певний період (наприклад, документи, що послужили підставою для бухгалтерських записів, формуються, як правило, по місяцях), то обчислення строку зберігання цієї справи (а не частини або томи) аналогічно обчисленню, наведеному вище. Так, не можна знищувати документи, сформовані в справу, наприклад, за липень 2012 р., термін зберігання яких 5 років, 1 серпня 2012, воно може бути знищено лише 1 січня 2013 року.
Зниження термінів зберігання, встановлених переліками, забороняється. У разі якщо термін зберігання документів за переліком минув, а практична потреба в них не відпала, організація сама вирішує, коли слід знищити документи.
При визначенні термінів зберігання документів за переліком особливу увагу слід звернути на графу" Примітка" переліку, оскільки зазначені в ній виноски та примітки містять пояснень про застосування відповідної статті переліку, а значить, і про визначення терміну зберігання тих чи інших документів [9, с. 33].
Припустимо, заголовок справи звучать так: «Протоколи, рішення і документи (довідки, доповіді, виписки тощо) до них правління акціонерного товариства« Синтез »». До даних документів у Переліку 2013 (ст. 5а) проставлений термін зберігання «Постійно», але в графі" Примітка" мається виноска: «Надіслані для відома - до відпадання потреби». Це означає, що в акціонерному суспільстві вони повинні збе...
