о аспекту змісту слід починати з нового абзацу. Таким чином, абзац показує перехід від однієї думки до іншої. Розбивка тексту офіційного листа на абзаци полегшує його сприйняття, дозволяє адресату подумки фіксувати аспект, повертатися до прочитаного, зосереджуватися перед черговою порцією інформації.
Зв'язок між пропозиціями абзацу здійснюється за допомогою повтору, тобто в наступному реченні в незмінному або зміненому вигляді повторюються різні фрагменти попереднього речення. Крім того, зв'язки між пропозиціями здійснюються за допомогою слів і словосполучень, що виступають у ролі зв'язок. Наприклад: ????????????? ??? ?? ????? ???? ???????????, ??????? ?? ??? ??????? ???, ??????????? ??????????? ??? ??? ?????????? ...
У діловому листі виражаються не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ. Тому текст такого листа викладається не стільки від власного я raquo ;, скільки від власного ми raquo ;. Але займенник ми в діловому тексті, і взагалі письмових формах в новогрецькою мовою, зазвичай не пишеться, так як закінчення дієслова і так вказує на першу особу множини. Використання займенника він в діловому листуванні вимагає особливої ??обережності, оскільки це займенник знеособлює суб'єкта дії, надаючи тону листи відтінок фамільярності. (Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М., Анодіна Н.Н. Ділове листування: навчальний посібник. М., 2006)
Щоб зберегти об'єктивність змісту, тон ділового листування повинен у всіх випадках залишатися нейтральним. Грубість, нетактовність неприпустимі, як і надмірна ввічливість. Так, зовсім недоречна в ділових текстах фраза типу: ?????? ??? ?? ???? ,, Яка характеризується надмірною ввічливістю, не обгрунтованою інтересами справи.
Нерідко при складанні листа порушуються демократичні традиції ділового листування. Найчастіше це спостерігається в тих випадках, коли очікуваний результат як би нав'язується адресату, наприклад: ?????????? ?? ??? ???????? ?? ??????????? ???. Варіант ?????????? ??? ?? ???????? ?? ??? ???????? ?? ??????????? ??? є більш коректним. Порушення етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник листа як би не допускає можливості, що товар може бути не замовлений.
Таким чином, стає очевидним необхідність серйозного і логічно вірного підходу до написання ділового листа. Невиконання вимог, що пред'являються до ділової кореспонденції, з одного боку, веде до утруднення роботи з офіційними документами, а з іншого - позбавляє лист юридичної та практичної значущості.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії і т. п.
Діловий лист (???????? ????????) повинно мати чітку структуру оформлення для того, щоб виконувати свою функцію. Таким чином, справа вгорі документа вказується заголовок листа. Праворуч вказується дата і місце складання. Під заголовком посередині вказується адреса одержувача. Нижче слід текст листа, який включає в себе звернення, текст, висновок, слово люб'язності, підпис. Якщо це необхідно, внизу вказують наявність прикріплених документів і постскриптум.
Листи оформляють у двох примірниках - перший підготовляють на бланку (чистому аркуші паперу) і відправляють адресата, а другий - направляють у справу.
За ознакою адресата ділові листи поділяються на: звичайні (???? ???????? ????????), тобто листи, які направляються в одну адресу; циркулярні (???????? ?????????) - листи, які направляються з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій) (????????? ,?. ???????? ????????????. ?????, 1989).
За тематичною ознакою поділяються на комерційні та некомерційні. Комерційні - використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також при виконанні умов договорів:
оферта (лист-пропозицію) - заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;
лист-запит - звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;
рекламація (лист-претензія) - претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків.
Некомерційні (власне ділові листи) - використовуються при вирішенні різних організаційних, правових питань, економічних взаємин:
лист подяки - містить вираз подяки за якогось приводу;
гарантійний лист - містить в собі підтвердження певних зобов'язань;
інформаційний лист (лист-повідомлення, ли...
