для державних організацій. Але вже з початку 90-х років, коли в країні помінялися політичні, економічні підвалини, і в зв'язку з цим виникли організації інших форм власності, в систему нормативно-методичних посібників з відбору документів, природно, були привнесені і нові моменти. Більшою мірою вони торкнулися саме переліків.
Так, дуже своєчасним з'явився перелік для недержавних комерційних організацій - довідковий посібник «Управлінські документи постійного терміну зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів)». Даний посібник може бути віднесено до системи переліків, оскільки в першу чергу включає Примірний перелік управлінських документів недержавних комерційних організацій. Це новий тип переліків, де дані групи документів постійного і тимчасового зберігання, але останні не диференційовані за термінами, а позначені лише як «тяжіють» до постійного терміну зберігання, серед них немає документів, які однозначно мають той чи інший тимчасовий термін зберігання.
Посібники, підготовлені для відбору документів недержавних організацій, побудовані за типовими функціям (по виробничо-галузевої схемі), а саме:
· організаційно-розпорядчим, контролю, правового забезпечення управління, документаційного забезпечення управління та організації зберігання документів;
· економічного прогнозування, поточного планування, ціноутворення, фінансування, обліку та звітності;
· організації економічних зв'язків, оперативно-комерційної діяльності, інформаційного обслуговування і маркетингу;
· працевлаштування, організації та нормування, оплату і охорону праці, роботи з кадрами;
· матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарського обслуговування;
· соціально-побутовим, житловим, діяльності громадських організацій.
Видовий склад документів постійного зберігання за вказаними функціям в основному однорідний в розглянутих переліках. У порівнянні з Переліком типових документів (1989 г.) новими з'явилися групи документів з'їздів і загальних зборів засновників, пайовиків і акціонерів по роботі з акціями, про часткової власності і т.п. У переліках для недержавних організацій особливо акцентується увага на документах, що містять відомості про «комерційну таємницю».
У 2000р. вийшов новий типовий перелік: «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», який був замінений новим «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010р. № 558).
Новий типовий перелік необхідний в якості основного нормативного посібники, в першу чергу при підготовці номенклатур справ і формуванні справ у діловодстві, а також при визначенні термінів зберігання і відборі документів на постійне (вічне) зберігання. Однак є одне нововведення у побудові основної частини переліку. Так, для термінів зберігання в новому типовому переліку відведена лише одна графа. Але користуються переліком всі установи: джерела і не джерела комплектування.
Установи - джерела комплектування (або потенційні джерела комплектування - недержавні організації) без змін використовують ті терміни зберігання, які вказані в графі «Термін зберігання документів» (графа №3). Державні або муніципальні установи, які не є джерелами комплектування, замість терміну зберігання «Постійно» використовують термін зберігання «10 років», тобто самі перетворять зазначений термін зберігання. Більш того, в даному випадку недержавним установам рекомендовано документи зберігати не менше 10-ти років. Подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства та необхідністю практичного використання документів. Але це правило поширюється не на всі документи.
Є цілі комплекси документів, які необхідно зберігати у всіх організаціях, які не є джерелом комплектування - державних, муніципальних, недержавних - до моменту їх ліквідації. Це такі документи, як накази з основної діяльності, бюлетені голосування, статути та положення, установчі документи та документи з реєстрації, а також інші документи, нормативно-правового, майново-господарського характеру. Особливо слід звернути увагу на зміну (і суттєва зміна) строків зберігання документів з особового складу в установах усіх форм власності.
У новому типовому переліку термін зберігання особистих справ і більшості документів з особового складу визначений 75 років ЕПК. При цьому слід пам'ятати, що в країні іс...
