нує заборонна дата, якою є 1945. Це означає, що документи, які утворилися до цього терміну не можна знищувати без узгодження з ЕПК, а для місцевих справ, що відклалися до 1945 року, практично встановлюється строк зберігання «Постійно». Необхідно звернути увагу і на позначку ЕПК поряд з Певним терміном зберігання, яка означає, що зазначена документація в організаціях державного типу, можливо, матиме термін зберігання «Постійно», що вирішується після її вивчення та за погодженням з експертно-перевірочною комісією державного або муніципального архіву. В організаціях недержавного типу відмітка вірна лише в тому випадку, якщо дана організація уклала договір з архівною установою на передачу документів. Якщо недержавна організація «не контактує» з архівною установою, то питання про терміни зберігання таких документів (термін зберігання яких за переліком зазначено з відміткою ЕПК) вирішується експертною комісією (ЕК) самої організації.
Переліки документів можуть бути наступних видів.
. Типові для всієї системи установ.
Їх призначення - уніфікація термінів зберігання однорідної типової документації, що утворюється в діяльності всіх установ, організацій і підприємств, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та галузевої спрямованості. Крім того, типові переліки визначають склад документів, що підлягають передачі до держархівів. Створення типових переліків обумовлено тим, що в усіх установах, організаціях і на підприємствах формуються справи з наказами керівництва, з планами та звітами, з документами з особового складу, з бухгалтерською документацією, матеріалами громадських організацій. Всі ці та інші, так звані типові документи, виконують однакові для всіх установ функції, а тому повинні мати й однакові терміни зберігання. Однак типові переліки не містять відомостей про документи, що відображають галузеві та інші специфічні напрямки діяльності.
. Зразкові для однорідних організацій.
Вони зазвичай розробляються для великих і складних фондів, а також для груп однорідних фондів і є свого роду методичними посібниками з експертизи цінності при науково-технічної обробки документів фонда.В примирних переліках називаються види документів, що підлягають довічному зберіганню і документи, що підлягають виділенню до знищення, як не представляють наукової, історичної, економічної цінності.
. Відомчі - по окремих галузях діяльності в рамках державної підвідомчості.
Відомчий перелік - це довідник про склад і зміст документів установ, організацій і підприємств одного відомства, однієї галузевої системи. Він передбачає максимально повне охоплення видів і різновидів документів, систематизованих у відповідності з основними функціями та напрямками діяльності установ цього відомства, із зазначенням термінів зберігання кожного виду документів.
Кожна описова стаття в переліку включає в себе: порядковий номер; найменування видів і різновидів документів, іноді вказується автор або кореспондент, питання або тема, для планів або звітів - період планування або звітності та ін .; терміни зберігання документів, диференційовані по ланках переліку; примітки, уточнюють строки зберігання документів. Іноді «Примітки» розташовуються під рядком, що дозволяє не повторювати одні й ті ж примітки на одній сторінці. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи в діловодстві. Так, наприклад, термін зберігання документів справ, закінчених в будь-якому місяці 2010 р, починається з 1 січня 2011 року. Відмітка «ЕПК» на конкретних видах документів з тимчасовими термінами зберігання означає, що частина такого роду документів може мати науково-історичне значення і повинна передаватися на постійне зберігання після закінчення зазначеного терміну. ??
Терміни зберігання документів позначаються не тільки конкретною кількістю років. Для деяких копійних і дублетних матеріалів термін зберігання визначається їх практичної потребою, а в переліку замість конкретної кількості років вказується «До відпадання потреби», «До заміни новими» і т.д. У багатьох випадках статті переліків доповнюються примітками, уточнюючими терміни зберігання документів («Після зняття з обліку», «Після закінчення терміну дії договору», «Після звільнення», «За відсутності річних» і т.п.). Довідковий апарат допомагає орієнтуватися в переліку, користуватися ним при експертизі документів і включає в себе титульний лист з назвою переліку та вихідними даними, вказівки по застосуванню переліку, список скорочень, покажчик видів документів. Можуть бути й інші елементи довідкового апарату (Типове положення про ЕК, ЦЕК відомства, форми акта про виділення справ до знищення, підсумковій частині номенклатури справ тощо).
Таким чином, переліки документів є одночасно інструмент...
