tify"> Вихідні документи приймаються секретарем в робочі дні до 15 годин (у п'ятницю - до 14 годин) і відправляються адресатам в день їх прийому. Замовні і замовлені з повідомленням листи приймаються до 12:00 і відправляються в день прийому. Термінові документи відправляються в першочерговому порядку.
Відправка документів у вищі органи державної влади, федеральні органи виконавчої влади та інші державні органи проводиться в робочі дні у 11 і в 15 годин (у п'ятницю - в 11 і в 14 годин).
На етапі відправлення документів проводиться їх сортування по адресатам. Документи, підготовлені різними виконавцями з різних питань, але направляються на одну адресу, вкладаються в один конверт.
Адреси на конвертах в листах, що пересилаються в межах території Російської Федерації, оформляються російською мовою. Адреси на поштових відправленнях, що пересилаються в межах території республіки у складі Російської Федерації, оформляються державною мовою республіки з повторенням адрес російською мовою. На пакетах з документами, відправляються в зарубіжні країни, адреса вказують на двох мовах - російською та мовою країни призначення. У разі неможливості написати адресу на мові країни призначення - вказують його англійською мовою.
При відправці реєстрованих поштових відправлень готується список (реєстр) замовний поштової кореспонденції за підписом керівника. При прийомі кореспонденції поштове відділення запевняє список підписом оператора поштового зв'язку та печаткою поштового відділення.
Всі вихідні документи підготовляються у двох примірниках. Перший примірник віддається секретареві для відправки, а другий залишається у виконавця. Виконавець сам підшиває документ в справу. Підшивка вихідних документів у справу аналогічна формуванню справ вхідних документів.
Структурні підрозділи ВАТ «РЖД» знаходяться в різних будівлях, тому для доставки внутрішніх документів адресату в основному використовують ЕАСД. Якщо необхідний паперовий варіант документа, то за його доставку відповідають кур'єри.
Таким чином, технологічний етап «відправка документа» виконується повною мірою і не містить будь-яких помилок.
Робота з внутрішніми документами складається з наступних етапів:
Процес створення внутрішнього документа аналогічний створенню вихідного документа. Завершальним етапом роботи над проектом внутрішнього документа є його візування упорядником, керівником підрозділу, вносить проект, юрисконсультом. Потім документ відправляється на підпис керівнику територіального ділянки і на реєстрацію. Даний етап виконується якісно і не містить в собі будь-яких помилок.
При реєстрації внутрішніх документів секретар привласнює тільки порядковий номер у межах кожної групи. Даний етап виконується повною мереі і дуже якісно.
Виконання внутрішнього документа аналогічно виконання ходять документів. на цьому етапі також не допускаються будь-які помилки, він виконаються в повній мірі і досить якісно.
Відповідно до ДСТУ ISO 15489-1-2007 в системі управління документами їхній рух і використання необхідно контролювати для того, щоб забезпечувати пошук документів, запобігати випадкам їх втрати, виявляти випадки невиконання обов'язкових дій, вести моніторинг використання системи управління документами з метою збереження та захисту міститься в ній інформації, а також з метою збереження записів про вироблених з документами операціях [37].
На контроль ставляться документи, що містять доручення, потребують виконання у встановлений термін. У Дирекції ведеться строковий контроль. Ним займається секретар. Терміни виконання документів встановлює директор. Секретар робить відмітку про контроль в журналі реєстрації та після закінчення терміну періодично перевіряє виконання документа. Документ знімається з контролю при його виконанні. У журналі робиться запис про закінчення виконання.
Таким чином, можна сказати, що контролю в Дирекції підлягають всі зареєстровані документи. Контроль виконання документів виконується за допомогою журналу на паперовому носії, що є дуже трудомістким і не ефективним.
Всі виконані документи формуються у справи. Кількість справ, їх індекси і назви визначає номенклатура справ. Формування справ - це групування виконаних документів у справи та систематизація документів усередині справи.
Справа - комплекс документів або один документ по якомусь питання, оформлений в окрему тверду обкладинку.
Формування справ в Дирекції проводиться децентралізовано, тобто кожен структурний підрозділ самостійно формує справи і виробляє поточне зберігання документів. Такий метод зберігання документів до...
