ади, вказівку прізвищ голови та секретаря, склад присутніх, порядок денний, текст за формою: слухали - вирішили (ухвалили), підписи голови та секретаря.
Основний зміст виступів передається в скороченому або резюмував вигляді. Прийняті рішення - У вигляді формулювань. p> Успіх наради в чому залежить від підготовки і організаторських здібностей керівника. Саме керівником приймається рішення про проведення наради, складається повістка дня, опрацьовуються винесені на неї питання, складається список учасників, заготовлюється проект рішення. Як правило, цю роботу керівнику допомагає виконувати секретар-референт, якому доручається оповістити в усній або письмовій формі всіх учасників наради про час і місце його проведення. Доцільно в запрошеннях вказувати тимчасової регламент виступу: основного доповідачу - 15-20 хвилин, виступаючим - 5-10 хвилин.
У меншою мірою успіху наради сприяє належна підготовка його учасників. Абсолютно необхідним є складання конспекту виступу, а у разі слабкого володіння формою публічного виступу - повного тексту промови. У зв'язку з регламентованістю виникає необхідність точно розрахувати своє виступ, з тим щоб воно відповідало тимчасовим рамкам, передбаченим регламентом.
У всьому світі цінуються співробітники, які вміють коротко і ясно "доповідати обстановку", викладати свої погляди, позиції з тих чи інших питань. Особливо актуальні ці якості для учасників колегіальних видів спілкування, які наскільки ефективні, настільки й дорого коштують. Окремі формулювання, в яких відображені ті або інші позиції, повинні бути продумані заздалегідь, тому що в умовах спонтанної промови досягти необхідної точності вираження думки буває дуже важко.
Добре підготовлене і організоване нарада, як вважають фахівці з питань менеджменту, що не повинно перевищувати 30-45 хвилин. Малопродуктивні наради, що тривають 1,5-2 години, на жаль, не рідкість і сьогодні. Які причини низької ефективності проведення нарад, крім причини недостатньої їх підготовленості?
Перш за все, це невиконання регламенту: відступ від теми виступу (розмови ні про що, демагогічні виступи) і невміння укластися в тимчасові рамки регламенту. Набагато рідше - це небажання вести дискусію, знаходити спільний інтерес, вирішувати спільні завдання. Так чому ж відступу від регламенту є основною причиною низької ефективності проведення нарад? Насамперед це пов'язано з відсутністю найважливіших для ділової людини комунікативних навичок:
вміння згортати і розгортати інформацію при словесної передачі, що припускає використання таких прийомів, як перефразування, резюмування, тезірованіе;
навичок формулювання висновків, пропозицій, ідей, тобто вміння знаходити таке словесне вираження, яке б точно і однозначно передавало думку;
навичок організації висловлювання і перебудов по ходу висловлювання при необхідності;
навичок перекладу інформації з мови цифр і умовних позначень на словесний рівень.
Відсутність перерахованих навичок призводить до порушень тимчасового регламенту: нескінченним повторам, поверненням до вже сказаного, перепитати і уточненням. Тому культура мови в діловому спілкуванні - фактор економічний. Виконання комунікативних ролей у ході наради вимагає високого рівня лінгвістичної компетентності.
Сама нарада складається з вступного слова ведучого, виступів по порядку денному, обговорення питань і прийняття проекту постанови (рішення). У вступному слові характеризується сама проблема, винесена на обговорення, позначаються шляхи її рішення, дається аналіз існуючого стану справ та шляхи його зміни, зачитується порядок денний.
Виступи учасників, як і виступ ведучого, як правило, складаються з двох частин: у першій дається констатуюча інформація (це можуть бути підсумки виконаної роботи, результати процесів, оцінка її і т.д.), у другій малюється перспектива діяльності (плани на майбутнє, аспекти конкретних дій, заклики і т.д.). Загальними вимогами до промови виступаючих залишаються вимоги точності, переконливості, стислості, ясності і доступності. Це означає, що керівник повинен враховувати рівень підготовленості, інформованості та навіть настрою учасників наради. Закон орієнтації мови на адресата вимагає, щоб виступаючими пояснювались містяться в першій частині виступу викладки, цифри тощо
Чіткий розподіл ролей і бездоганне їх виконання сприяють успіху колегіальної роботи. Виступ учасників може перериватися лише провідним нараду з вимогою дотримання регламенту при ухиленні від теми виступу або перевищенні часових рамок. Решта учасників не мають права перебивати виступаючих і втручатися в їх монолог. Регулювання ходу обговорення здійснюється провідним за допомогою питань:
У вас все з цього питання?
Ви ще щось хочете додати?
Скільки хвилин вам буде потрібно для того, щоб завершити свою думку?
Хто ще xочет висловитися з даного питання?
...
