паперових документів (що неможливо з ряду причин, головними з яких є причини юридичного характеру), а зведення до мінімуму переміщення паперів всередині підприємства.
Пакет управління документообігом Action Workflow
Найчастіше, крім грамотного зберігання інформації, виникає потреба в організації певних маршрутів роботи над документами (маршрутизація) та контролю виконавської дисципліни. Коли немає усталених маршрутів обробки інформації і бажано здійснити послідовну або паралельну розсилку необхідної документації, у ваше розпорядження надається "вільний маршрутизатор ", створений і інтегрований в систему DOCS Open, за допомогою якого можна зі списку користувачів системи або груп користувачів вибрати адресатів кореспондентів, призначити часи роботи, переглянути статус робіт (Отримана/прочитана/виконан-нена і т.д.), простежити історію роботи над тією чи іншою інформацією. У разі ж, коли є відносно стабільні маршрути ходіння документів, краще використовувати можливості продукту Action Workflow компанії Action Technologies. p> Найскладніше і відповідальне в даному напрямку - це вибір інструментарію, який дозволить перенести існуючі в організації процеси на мову, зрозумілу машинам, зручно і просто буде описати за допомогою термінів системи існуючі взаємодії співробітників організації. Все це визначається тією методологією, яка закладається в інструментарій системи і покликана взяти на себе важкий тягар за описом процесів. Саме методологія визначає швидкість і якість створюваного додатка, вартість супроводу продукту, дає можливість створювати нові, з постійно поліпшуються характеристиками, зразки систем. Її відсутність або використання помилкової методології часто призводить до поганих результатами. Тому вибір методології може безпосередньо впливати не тільки на швидкість проектування системи, але і на кінцевий результат. На відміну від "Графових систем", де кожен "крок" являє собою вектор і відображає рух завдання, пов'язаного з документом, або просто документа від одного суб'єкта до іншого, і на людину, що відповідає за правильність функціонування схеми, лягає відповідальність обліку всіляких ситуацій, у тому числі і так званих "непередбачених" (або відмовних), які по ходу справи можуть виникнути на шляху просування документа, методологія Action Workflow в елементарному ланці включає все різноманіття ситуацій, які можуть виникнути при спілкуванні двох суб'єктів, і тим самим привнести елемент творчості в роботу співробітників. Для того, щоб запустити процес по потрібному сценарієм, його необхідно втілити в карті бізнес-процесу.
Основні особливості Action Workflow:
• методологія враховує "людський фактор";
• в якості адресата використовуються не імена конкретних співробітників, а їх посади (ролі), що є серйозною підмогою в організації виробництва;
• створена карта процесу статично перевіряє себе на замкнутість: документ не може бути відправлений у "нікуди" або зупинитися н...
