ихологічна компетентність секретаря
9.1 Прояв професійно важливих ділових якостей секретаря
Крім професійних якостей, секретар також повинен мати і діловими якостями.
На своєму робочому місці я проявляю наступні ділові якості:
1. Професіоналізм - знання діловодства та комп'ютера дозволяє мені грамотно і акуратно оформити різні матеріали і документи.
2. Дисциплінованість - приходжу на роботу за 15 хвилин до початку робочого часу, ніколи не спізнююся. Запізнення заважають роботі і є ознакою того, що на людину не можна покластися, а секретарю це неприпустимо. До доручень керівника ставлюся акуратно. p> 3. Ініціативність - проявляю самостійність у межах своєї компетенції. Наприклад, коли до керівника прийшли представники ГУВС Нижегородської області, щоб запитати у нього книгу обліку повідомлень за 2004 м., то я не чекаючи вказівок керівника проявила свою ініціативність і самостійно видала їм матеріал, оскільки він знаходиться у мене в канцелярії і керівник в будь-якому випадку попросив би мене видати їм цей матеріал.
4. Організованість - є організатором в плануванні робочого часу, а також у виконанні намічених заходів.
Прийшовши на практику у відділ одразу чітко спланувала свій робочий день:
8.00 - приходжу на роботу.
9.00 - отримую кореспонденцію.
10.00 - доповідаю керівнику про кореспонденцію.
11.00 - збираю для підпису виконані документи.
12.00 - забираю у керівника відпрацьовані матеріали.
13.00-14.00 - йду на обід.
14.00 - підшиваю документи у справи.
14.45 - привожу в порядок робоче місце.
15.00 - йду з роботи.
5. Відповідальність - мій керівник впевнений, що всі доручення будуть зроблені вчасно, у встановлений термін. Я відчуваю відповідальність за доручені керівником справи. Наприклад, до мене в канцелярію звернулася відвідувачка з проханням передати гроші дільничному інспектору, так як в цей момент його не було на робочому місці. Я з відповідальністю підійшла до даної прохання, і після приходу дільничного, відразу ж передала йому гроші.
6. Поінформованість - добре знаю справу своєї організації та події що відбуваються в ній, а також коло обов'язків кожного відділення організації, наприклад слідчий відділ займається з'ясуванням і розслідуванням обставин, пов'язаних із злочином; відділ карного розшуку - розкриває і оформляє кримінальні справи; дільничні виїжджають за заявами громадян, і тому коли приймаю відвідувач, знаю в яке відділення його направити.
7. Дипломатичність - секрети установи зберігаю так само дбайливо, як таємниці особистого характеру. Наприклад, я не пліткують про співробітників своєї організації, хоча в установі цікавилися моєю думкою щодо особистих симпатій співробітників. Наприклад, керівник дав мені надрукувати секретний документ, і я тримала в таємниці його зміст.
8. Відданість роботі - у разі необхідності я залишаюся після роботи і завершую всі термінові справи. Наприклад, під кінець мого робочого дня привезли відмовні матеріали, які потрібно терміново реєструвати, мені довелося залишатися після робочого дня до вечора.
9. Інтелігентність - проявилася у мене при прийомі настирного відвідувач, який терміново хотів побачити керівника, але в це час у начальника було оперативну нараду, і я тактовно, ввічливо, без негативних емоцій попросила відвідувача прийти в інший час.
10. Комунікабельність - при приході на практику в 2-ій відділ легко встановила контакти з співробітниками і могла звернутися до них з будь проханням
11. Уміння адаптуватися - швидко могла перемкнутися з одного виду роботи на інший, наприклад, після реєстрації документів швидко перемикалася на роботу з комп'ютером.
12. Доброзичливість - у спілкуванні з відвідувачами і співробітниками я завжди готова прийти на допомогу і намагаюся зробити все можливе, щоб допомогти людині.
9.2 Роль зовнішнього вигляду секретаря в роботі
Цілком очевидно, що приємна зовнішність - також є професійно важливою якістю для секретаря. Перший, кого бачить будь-який відвідувач - це секретар, і перше враження про підприємстві складається після зустрічі з секретарем. Тому у секретаря повинна бути хороша постава, акуратна зачіска, доглянуті руки, скромний макіяж. Про людині, неохайно одягненому або причесаному, як правило, складається враження, що він також проявляє себе в роботі.
Одяг. У моїй організації особливих вимог до одязі не пред'являють, але для того, щоб стати професійним секретарем, я і в одязі намагаюся дотримуватися ділового стилю. У мій гардероб входить: діловий костюм, біла блузка, туфлі на підборах, іноді одягаю джинси. В одязі яскравих квітів не маю, всі кольори гармонійно поєднуються один з одним.
Макіяж. Макіяж роблю неяскравий, наношу непомітні тіні, злегка фарбую вії тушшю, для губ використовую блиск.
