> Зачіска. Волосся укладаю так, щоб вони не заважали мені працювати, зачіска завжди акуратна.
Також своєчасно роблю манікюр, тому що доглянуті нігті неодмінний атрибут секретаря.
Духи - майже непомітні.
9.3 Діловий контанкт секретаря та керівника
Одним з важливих ділових контактів є взаємини секретар-керівник.
Моє взаємовідношення з керівником проявляється в наступному:
1. Так як я є першим помічником свого керівника, то виконую роботу в його стилі.
2. Допомагаю йому в плануванні робочого часу, а також у виконанні намічених заходів.
3. Фільтрую потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів, звільняючи керівника від виконання допоміжних технічних функцій, тим самим сприяючи оперативному вирішенню справ.
4. Якщо керівник пішов у справах, то завжди запитую його, куди він іде і коли повернеться.
5. Друкую по вказівкою керівника різні документи і матеріали.
6. Встановлюю зв'язку керівника з працівниками закладу.
7. Підбираю відповідні документи керівнику для проведення наради, однак на нараді не присутній.
9.4 Діловий контакт секретаря і співробітників
Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає вміння робити сприятливе враження на працівників організації.
Секретар повинен вміти дуже добре спілкуватися з різними людьми - співробітниками, клієнтами, представниками сторонніх організацій і т.д. Крім того, він повинен вміти бути гнучким у спілкуванні, знаходити вихід із складних і несподіваних ситуацій, точно виконуючи розпорядження керівництва і виходячи з інтересів компанії. Секретар повинен знати діловий етикет і постійно дотримуватися всіх правил ділового спілкування.
Контакт з співробітниками у мене виявляється в наступному:
1. Намагаюся докласти максимум зусиль для створення сприятливої вЂ‹вЂ‹обстановки і ділових відносин з іншими співробітниками.
2. Знаючи режим і характер роботи керівника, можу в разі потреби надати допомогу в організації прийому їх керівником; допомогти скласти документ, що задовольняє особисте прохання і т.п.
3. При влаштуванні на роботу відразу встановила ділові контакти з співробітниками різних підрозділів свого підприємства.
4. У деяких випадках мені доводиться виступати від імені керівника. Намагаюся ввічливо і чітко давати потрібні вказівки, контролюю їх виконання.
5. У даній організації з співробітниками підтримую хороші, доброзичливі відносини.
9.5 Роль особистої чарівності
Секретар - це перший представник установи, підприємства чи організації, до якого зазвичай звертається відвідувач. Доброзичливо Чи він розмовляє з людьми, чи вміє дати ділову раду, який порядок у нього в приймальні з усього цього складає перше враження про заснування.
Роль особистої чарівності у секретаря може виявлятися і в вході прийому та розподілення вхідних телефонних дзвінків. По дзвінку неможливо визначити, хто вам дзвонить - важливий клієнт або торговий агент, що пропонує купити офісні меблі. Незалежно від цього, той, хто телефонує повинен почути приємний доброзичливий голос, щоб він був зачарований секретарем навіть по телефону.
Якщо секретар дуже зайнятий, а до нього приходить співробітник і просить щось надрукувати, секретар також повинен проявити тут свою чарівність. Зуміти ввічливо і тактовно пояснити, що секретар зараз зайнятий і слід підійти в інший час.
Чарівність проявляється у секретаря та до уваги до інших людей. Навіть найменше увагу, проявлену до інших, зустріне відповідну доброту і вдячність.
Для будь-якого відвідувача і співробітника добре зустріти такого секретаря, на якого можна покластися в важких ситуаціях, і з яким можна обмінятися думкою з багатьох питань.
Природно, надійним помічником керівника може бути тільки людина акуратний і організований, що вміє орієнтуватися в людських відносинах, настроях, характерах, проявляти твердість у певних ситуаціях. Яким би не був відвідувач, з усіма секретар повинен бути вихованим і чемний без переваги.
Хороший секретар - людина доброзичлива, привітний, товариський, але не балакучий, що володіє почуттям гумору. Жарт, дотепне слово йому допомагають при всіх обставинах зберігати витримку, бути спокійним і врівноваженим.
10. Висновки і пропозиції щодо ведення діловодства в даної організації
У цілому проходження практики у 2-му відділі міліції мені сподобалося, так як я отримала всі необхідні навички в своєї професії, а саме: працювала на комп'ютері, приймала відвідувачів, відповідала на телефонні дзвінки, реєструвала документи і т.д. Також хотіла б внести деякі зміни в наступному:
1. Робоче місце секретаря та керівника.
Робоче місце секретаря розташоване в окремому кабінеті, як і належить. Але хотіла б, щоб приймальня секретар...
