ign="justify"> у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати у справу забороняється;
кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. * Тому до підшивки документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т.д.;
Номенклатура справ
Номенклатура справ являє собою складений за встановленою формою перелік справ які заводять справ в організації з визначенням термінів їх зберігання. Це дуже корисний документ у діловодстві, бо дозволяє раціонально організувати роботу з документами:
· групувати документи у справи за певною системою - забезпечує у разі потреби оперативність їх пошуку і збереження,
· використовують у процесі реєстрації документів - присвоюють реєстраційний номер згідно розробленої класифікації і індексам справ,
· використовують як основний документ у процесі відбору справ для здачі їх в архів, відбору справ з закінченими термінами для подальшого їх знищення,
· застосовують як обліковий документ справ тимчасових термінів зберігання (можна додатково ніякі описи не складати),
· в архівній справі служить основою для складання описів справ постійного і довготривалого зберігання, у тому числі з особового складу, актів на знищення документів.
Складання номенклатури справ
Номенклатура справ може бути
· розроблена самостійно організацій, позитивне - максимальна можливість організувати все «під себе», тому що ніхто краще вас не знає специфіку діяльності і відповідно утворюються документів, прийнятої організації роботи з ними, негативне - велика трудомісткість, за відсутності достатнього досвіду в номенклатуру справ можуть бути закладені помилки,
· доручено її складання спеціалізованої компанії з укладенням відповідного договору з надання послуг, позитивне - не витрачаєте свій час і отриманий документ, як правило, складений грамотно, негативне - не завжди закладена сама раціональна система роботи з документами.
Зі свого боку я можу дати пораду - краще перший варіант. Постарайтеся номенклатуру справ складати своїми силами, навіть якщо в підсумку можуть бути якісь недоліки. Правила розробки зрозуміти не важко, основна складність припадає на аналітичну роботу по складанню, систематизації назв заголовків справ і визначення термінів зберігання за переліком документів.
За родом своєї діяльності мені доводиться бувати в різних організаціях, документи яких я добре знаю. І коли вивчаєш складену стороннім фахівцем (нехай навіть і висококваліфікованим) номенклатуру справ, то розумієш з точки зору нормативних вимог це бездоганний документ. Але з практичної точки зору там можуть бути присутні різні недоладності - термін зберігання не той через неправильний підбір статті за переліком документів, дивні формулювання заголовків справ, іноді буває краще їх розділити на кілька справ, іноді навпаки об'єднати.
Чому таке відбувається, я поясню на сторонній приклад. Людина з боку відразу може зрозуміти, що мова йде, наприклад, про папері. Але те,...
