що мається на увазі наждачний, а зовсім не туалетний папір потрібно більш глибоке вивчення питання, хоча для вас це елементарно. Звідси незручності у використанні такої номенклатури справ у поточному діловодстві і при підготовці документів до здачі в архів.
Порядок складання та затвердження номенклатури справ
Робота ведеться на підставі нормативно-методичних документів. Відповідальність засоставленіе номенклатури справ покладається на службу діловодства (секретаріат, канцелярія, загальний відділ і т.д.).
Насамперед, необхідно визначити склад утворюються документів. Вивчають статут або положення про організацію, її структуру, положення про структурні підрозділи, інші наявні документи, що визначають діяльність організації (положення, регламенти, правила і т.д.), планові та звітні документи організації, корисно переглянути номенклатуру справ за попередній рік.
Вважається, що зведена номенклатура справ організації складається на підставі узгоджених з відомчим архівом номенклатур справ структурних підрозділів. Виходячи з мого досвіду, я можу зробити висновок, що співробітники відділів просто не здатні розробити необхідний документ (відсутність кваліфікації, часу). Тому основна робота лягає на відповідального фахівця за складання зведеного документа. Буде краще для всіх, якщо структурні підрозділи просто представлять в службу діловодства список назв усіх заводяться справ.
При цьому всі документовані ділянки повинні бути відображені. Часто співробітники відділів кажуть «так у мене тут в столі», «щоб під рукою». Разом з тим правила вимагають, щоб всі заголовки заводяться справ були включені в номенклатуру справ. І потім виконані документи формувалися у справи відповідно до закладеної системою.
Як вже зазначалося вище найскладніша робота у розробці номенклатури справ - правильно сформулювати заголовки справ, систематизувати їх і проставити терміни зберігання справ з посиланням на відповідну статтю за переліком документів. Це ми розглянемо пізніше на конкретному прикладі номенклатури справ організації в наступній статті.
Оформлення зведеної номенклатури справ проводиться на загальному бланку організації, де основна частина представлена ??в табличній формі з регламентованими назвами граф.
І потім у відповідності з нормативними вимогами необхідно затвердити цей документ. Основні етапи утвердження номенклатури справ:
· візується відповідальним за архів організації,
· підписується керівником служби діловодства,
· узгоджується з експертною комісією організації із складанням протоколу засідання експертної комісії,
· направляється на розгляд експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи - не рідше 1 разу на 5 років (даний етап пропустити, якщо організація не передає документи на державне зберігання, не є джерелом комп?? Ектованія держархіву),
· затверджується керівником організації (гриф затвердження на самому документі або наказ про затвердження номенклатури справ).
Зверніть увагу, щоб уникнути типової помилки - не можна міняти місцями два останні етапи. Вважається, що держархів має право зажадати внести зміни в номенклатуру справ. Якщо документ затверджено, то його...
