даткової угоди в незалежності від сталості роботи з клієнтом складається заявка на поставку обладнання (див. Додаток П).
Даний документ представлений в табличному вигляді і включає наступні поля для заповнення:
- номер додаткової угоди, складеного з клієнтом;
- найменування об'єкта, марка, модель, технічні характеристики;
- у графі «важливо» вноситься інформація, яку клієнт вважає за потрібне повідомити оператору.
Оформлення заявки може проходити або шляхом самостійного заповнення форми заявки, яку прикріплюють до загального пакету документів складаються при підписанні клієнтської угоди, або, зв'язавшись по телефону і відповівши на питання майстра, який сам заповнить необхідні поля в заявки.
Юридичну силу документом надають підписи представників «Замовника» і «Виконавця», які отримали права на здійснення операції за коштами виданої довіреності складеної у вільній формі. Заявка на поставку складається у двох примірниках та є невід'ємною частиною складеного клієнтської угоди між сторонами товарно-грошових відносин.
Під час вивантаження товару клієнту видається пакет документів складаються з:
- товарної накладної (див. Додаток Р);
- рахунок-фактури (див. Додаток С).
Дані документи формуються в системі 1С, використовуваної в організації, і мають уніфіковану форму.
Всі розроблені документи великою мірою звільняють час канцелярії і сервісного центру для виконання іншого виду робіт, а так само дозволяє максимально якісно і оперативно виконувати поставлені клієнтом завдання. Такий альбом дозволить супроводити клієнта на всьому шляху проходження від прийому клієнта в організації до виконання його заявки.
3.3 Проведення оцінки ефективності впровадження альбому уніфікованих форм документів по роботі з клієнтами »у ТОВ« Південна Кубанська торгово-промислова компанія »
У дипломній роботі розроблені табель і альбом уніфікованих форм, що містить документальне обгрунтування управлінських рішень в області створення та оформлення документів. У роботі представлені нормативно-методичні вказівки, що стосуються створення та оформлення документів.
Наведемо розрахунок ефективності впровадження альбому уніфікованих форм документів. Даний розрахунок спирається на загальний обсяг документообігу організації. Документообіг ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» склав 6000 документів на рік. При цьому обсяг документів склав близько 14000 листів. При річному фонді робочого часу 1 990 годин на документування діяльності з обслуговування клієнтів було витрачено за результатами спостереження близько 995 годин, тобто 50% річного фонду робочого часу.
Якщо взяти за основу, що витрати на односторінковий документ склав у середньому 50 рублів, то загальні витрати на роботу з документування склали:
рублів * 14000=700000 рублів.
Після впровадження розроблених уніфікованих форм документів час на створення та оформлення документів скоротилося в середньому на 40-50%. Таким чином, ведення уніфікованих форм значно підвищило ефективність діловодної діяльності, звільнилося час для інших видів робіт.
Крім того, спостереження показало, що в результаті уніфікації документації обсяг документа скоротився в середньому на 10%, тобто економія склала 1400 листів на рік. Якщо врахувати, що вартість одного випускається листа складає в середньому 50 рублів, то ефективність впровадження уніфікованих форм в грошовому вираженні складе 70000 рублів на рік.
Отже, табель і Альбом уніфікованих форм документів по роботі з клієнтами розробляється з метою оптимізації складу застосовуваних у ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» форм документів.
У поточній діяльності ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія» Табель уніфікованих форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді найменування форм документів, що використовуються організацією в роботі з обслуговування клієнтів, і що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів.
Крім того, оскільки в Табелі уніфікованих форм документів вказані всі або основні етапи підготовки документів, він є одночасно засобом оптимізації документообігу, дозволяє здійснювати контроль над діяльністю виконавців, виключаючи можливість появи непередбачених форм документів.
Результати уніфікації складу документів отримують закріплення в Табелі уніфікованих форм документів, що застосовуються в діяльності деканату, а результати уніфікації форм - в Альбомі уніфікованих...
