"> 4.1 Номенклатура справ
Основними видами робіт, що забезпечують правильне формування документального фонду відповідно до встановлених правил, є складання номенклатур справ, формування та оформлення справ, облік і забезпечення схоронності документів і доступу до них. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
У номенклатуру справ включаються всі документи організації, розподілені у справи. Електронні документи і бази даних включаються також в номенклатуру справ організації.
Номенклатура справ виконує наступні задачі:
закріплення індексів справ;
систематизація справ;
встановлення строків зберігання справ;
облік справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Загальні вимоги до складання та оформлення номенклатури справ викладено у таких нормативно-методичних документах:
Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.
Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 15.06.2009 р. № 477.
Методичні рекомендації з розробки інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 23.12.2009 р. № 76.
Розрізняють 3 види номенклатури справ: 1) типову, 2) приблизну, 3) індивідуальну номенклатуру справ для конкретної організації.
Типова номенклатура справ складається архівними організаціями, міністерствами і відомствами для установ з однорідними типами діяльності структурами.
Номенклатура справ школи складається на основіфактичного складу документів, що знаходяться і використовуються в діловодстві. Номенклатура справ була складена в двох екземплярах, узгоджена із завідуючою архівним відділом адміністрації муніципального району Мішкінський район, підписана директором МБОУ ЗОШ д. Ішимова.
Таким чином, в процесі діяльності загальноосвітньої школи створюють і отримують велику кількість документів різних видів. Всі вони мають різну значущість, визначений строк зберігання і можуть бути заново затребувані після закінчення роботи з ними. Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх систематизації, тобто при складанні номенклатури справ.
4.2 Формування та оформлення справ
За ГОСТ Р 51141 - 98 формування справ - «групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи».
При формування справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила:
У справу поміщаються документи, закриті в діловодстві.
Справи ведуться в межах календарного року
В одне справа не підшиваються документи постійного і тимчасового термінів зберігання, вони формуються в різні справи.
Документи всередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.
Програми та інші додаткові документи підшиваються до тих документів, до яких вони належать.
