у документу;
? взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних рівнів опису;
? недублірованность інформації всіх рівнів опису.
Інформаційними характеристиками при описі є:
? назва установи із зазначенням вищого відомства;
? назва структурної частини;
? індекс справи за номенклатурою справ;
? заголовок справи;
? анотація;
? крайні дати документів;
? кількість аркушів в одиниці зберігання;
? архівний шифр.
До елементів опису відносяться:
§ інформація по ідентифікації - назва фонду, заголовок
одиниці зберігання, документа, пошукові дані, обсяг одиниці
§ опису (фонд, одиниця зберігання, документ), крайні дати, вид носія інформації;
§ інформація з історії освіти і зберігання - історія історії фундації;
§ інформація про склад і зміст - відомості про склад і зміст документів фонду, відомості про зміст одиниці зберігання і документа;
§ інформація про умови доступу та використання - умови доступу, авторські права, умови репродуціювання і використання, мова документа, фізичні характеристики, наявність науково-довідкового апарату, справжність/копийность документа, зовнішні особливості;
§ додаткова інформація - місцезнаходження оригіналів та копій, бібліографія.
II. Особливості опису документів і справ особового походження
. 1 Опис документів і справ в архівах установи та державних архівах
Опис - це розкриття складу та змісту документів кожної справи для забезпечення швидкого пошуку і використання документів.
Опис справ полягає у виявленні інформаційних характеристик і в письмовому позначенні цих характеристик на обкладинці справ або картках.
Опис починається в діловодстві установ і проводиться безпосередньо на обкладинках справ на початку діловодного року. Воно являє собою прогностичний список тих документів, які будуть сформовані в справи.
В архівах установи та державних архівах опис провадиться, якщо надійшли справи, описані незадовільно або зовсім не описані.
При обробці значного комплексу документів опис в архівах виробляється на картках, що допомагає не тільки оперативно виправляти неточності, але й полегшує надалі класифікацію справ усередині архівного фонду.
На обкладинках і картках вказуються однакові і в єдиній послідовності інформаційні характеристики документів і справ. (Додаток 1)
Інформаційними характеристиками кожної справи є:
v назва установи із зазначенням вищого відомства;
v назва структурної частини (функції, галузі);
v індекс справи за номенклатурою;
v заголовок справи;
v анотація;
v крайні дати документів справи;
v кількість аркушів;
v архівний шифр.
Назва установи є в той же час і назвою фундації. Дається повне найменування установи із зазначенням відомства, до системи якого воно входить. Зазвичай, якщо є офіційно прийняте скорочене найменування, воно дається в дужках після повного найменування установи.
Якщо назва установи змінювалося або справа з однієї установи передавалося до іншої, то на обкладинці вказується останнє назву.
Назва структурної частини допомагає швидко і правильно провести класифікацію справ усередині архівного фонду.
Якщо установа не мала структури, то вказуються функції або галузі діяльності цієї установи, наприклад «керівництво» і т.д.
Індекс справи за номенклатурою полегшує систематизацію справ усередині архівного фонду, показує ступінь збереження і повноти матеріалів.
Заголовок справи є найважливішою характеристикою опису справи, яка розкриває склад і зміст його документів.
Анотація документів - це короткий виклад змісту документа, а також коротка характеристика найбільш цінних документів, зміст та особливості яких не охоплюються заголовками справи.
Крайні дати визначаються по датах заведення і закінчення справи в діловодстві. Слід враховувати, що справи можуть починатися або закінчуватися документами вхідними, вихідними або внутрішніми. На кожному документі, як правило, буває кілька дат: ск...
