ладання, підписання, вихідних або вхідних реєстрації.
В якості крайніх дат для документів входять прийняті дати вхідної реєстрації, для вихідних і внутрішніх - дати складання чи підписання документів.
Особливу увагу слід звернути на датування декретів і законів, планів та звітів, книг та копій документів.
Для декретів, законів, указів, постанов, наказів крайніми датами є дати підписання або затвердження. Якщо вони не датовані, то дата визначається моментом опублікування або вступу документа в силу.
Для планів, звітів, кошторисів крайніми датами є дати, на які або за які вони складені, а не дати складання чи підписання. Такі дати досить вказати тільки в заголовку, що не вказуючи крайніх дат.
Для книг (касових, обліку, реєстрації) крайні дати визначаються першої і останньої записами.
Для копій документів крайніми датами є дати їх виготовлення, а не дати оригіналів.
На практиці зустрічаються випадки, коли справа була розпочата в одній установі, а потім передано в інше. Особливо це типово для судових справ. У цих випадках вказуються 3 дати:
дата закладу в першому закладі;
дата надходження в іншу установу;
дата закінчення справи в другому закладі.
Перші дві дати в таких випадках позначаються у вигляді дробу.
Кількість аркушів проставляється з метою збереження документів справи.
Архівний шифр - це умовне позначення місця зберігання справи: назва архіву, № фонду, № опису № справи за описом.
З перерахованих інформаційних характеристик більш детально розглянемо найважливіші з них - заголовок і анотацію.
Заголовок повинен бути коротким, точним і літературно-грамотним. Не слід механічно переносити в заголовки з текстів документів архаїчні вирази, не можна також модернізувати заголовок, замінюючи історичні поняття сучасними термінами.
Заголовки бувають трьох типів: прості, узагальнені і складні.
Простий заголовок складається з розташованих в певній послідовності наступних елементів:
o вид справи, вид або різновид документів (вид справи: справа, матеріали, листування та ін .; вид документів: протоколи, плани та ін.);
o автор (дає можливість усвідомити сенс і ступінь достовірності фактів, визначити сутність змісту документів);
o кореспондент (вказує на ті установи та особи, з якими був пов'язаний у своїй діяльності фондоутворювача);
o предмет або питання (відображає зміст документів справи, має велике значення і його треба чітко і ясно формулювати);
територія (вказує на територію, про яку йдеться в документах, або на територію, на якій були створені документи, або на територію, з установами або особами якою переписувався фондообразователей);
o час (подій або складання документів);
o формальні ознаки (справжність або копийность).
Розглянуті елементи заголовка одночасно всі разом ніколи не застосовуються. Їх набір залежить від складу і змісту документів справи. Документи у справу підбираються на основі ознак закладу: предметного, номінального, авторського, кореспондентського, географічного, хронологічного, а також формальних ознак справжності та копийности.
Якщо в діловодстві правильно були сформовані справи за ознаками їхнього закладу, то не становить труднощів скласти заголовок, з найбільшою повнотою відображає склад і зміст документів цієї справи.
Протоколи, накази, циркуляри та інші організаційно-розпорядчі документи в діловодстві формуються за номінальною, авторському, іноді предметно-питально, а також хронологічним ознаками. Відповідно заголовки будуть містити зазначення виду документів, назва автора і дату, а також буде вказаний формальна ознака справжності або копийности. У тому випадку, якщо при формуванні був використаний предметно-питальний ознака або заголовок складений на окремий документ, тоді в заголовку буде вказано зміст документів. Наприклад:
Протоколи №1 - 15 засідань колегії Міністерства економіки Рос- сийской Федерації за січень - липень 1996 Оригінали.
Накази ректора РГГУпо особовому складу за 1997 р Оригінали.
Циркуляри Управління Можайской повітової робітничо-селянської міліції про внесення в основний оклад міліціонерів самогонної премії за березень 1926
Копії.
Плани та звіти також описуються із зазначенням автора, іноді змісту, і часу - періоду складання документа....
