ки з протоколів зборів засновників або трудових колективів (для керівників, які обиралися на посаду) і інші документи. Надалі в особисту справу включаються документи, підтверджують зміну анкетному-біографічних даних працівника і характеризують його професійні, ділові та особисті якості, наприклад, атестаційні листи, відгуки, подання про призначення на посаду, копії актів ревізій, довідки-об'єктивки (біографічні довідки, які містять основні анкетні дані працівника та короткий опис його трудової діяльності на підприємстві).
Особисті справи мають тривалий термін зберігання. Всі містяться в них документи повинні розташовуватися в хронологічному порядку. Внесення змін і доповнень зі слів працівника не допускається.
Вилучення документів з особистої справи може бути проведене лише з дозволу керівника організації. Особиста справа може бути видано під тимчасове користування за запитом державних органів строком до 15 діб також з дозволу керівника.
Раз на рік проводиться перевірка наявності та стану особистих справ, про що складається акт. Особові справи звільнених співробітників в кінці року здаються на зберігання до архіву установи.
Розглянемо більш детально деякі документи особової справи.
Заява . При вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, в якій викладають прохання про зарахування на підприємство, в організацію, установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.
Заява про прийом на роботу складається у довільній формі, пишеться від руки або на бланку з трафаретним текстом, в який працівником можуть бути внесені доповнення. При написанні цього документа не рекомендується вживати архаїзми і канцеляризми (В«вельми переконливо В»,В« заздалегідь вдячний В»,В« прошу не відмовити В»тощо).
Реквізити заяви:
В· адресат
В· дата
В· заявник
В· адреса заявника
В· найменування виду документа (заява)
В· текс
В· підпис
Заява є підставою для видання наказу про прийом на роботу.
Автобіографія - документ, в якому описані етапи життя і трудової діяльності працівника. Автобіографія пишеться співробітником власноруч. У довільній формі, без виправлень, в одному екземплярі. У хронологічній послідовності. p> Реквізити автобіографії:
В· найменування виду документа
В· текст
В· дата
В· підпис
У тексті вказуються: прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта (де, коли вчився, в якому закладі), з якого часу почалася трудова діяльність, причини переходу з однієї роботи на іншу, військове звання (якщо є), нагороди, заохочення, сімейний стан, відомості про найближчих родичах (мати, батько, брат, сестра). Домашню адресу. p> Резюме - складений за певними правилами набір відомостей про претендента на роботу.
Резюме в даний час є поширеним документом при прийомі на роботу. Оскільки на підставі цього документа фірми виробляють попередній відбір кандидатів на вакантні посади чи створюють базу даних претендентів, його складання і оформленню слід приділяти особливу увагу.
Реквізити резюме:
В· найменування виду документа;
В· дата документа;
В· прізвище, ім'я, по батькові;
В· поштову адресу претендента;
В· телефон;
В· дата і місце народження;
В· громадянство;
В· сімейний стан;
В· текст;
В· підпис
Текст резюме викладається по розділам.
Мета. Вказується місце, на яке претендує укладач.
Освіта. Спочатку вказується вища: який вуз і коли закінчили, отримана спеціальність. Потім перераховуються у зворотному хронологічному порядку інші види освіти до року закінчення школи.
Досвід роботи (Трудова діяльність). Перелік складають з теперішнього часу до моменту закінчення школи - в зворотному хронологічному порядку. Якщо займалися трудовою діяльністю в студентські роки, можна також віднести цю інформацію до цього розділу.
Додаткові відомості. Може бути вказана будь-яка інформація: знання іноземних мов, наявність друкованих праць, професійні навички за іншою спеціальністю і т.д.
Текст резюме НЕ повинен перевищувати двох сторінок друкованого тексту. Оформлення резюме довільне. Його слід друкувати на папері хорошої якості. Резюме розсилається на фірми поштою (електронною поштою) або по факсу.
Характеристика (Рекомендаційний лист) - документ, який містить опис характерних і відмінних рис і якостей працівника і відображає думку адміністрації про нього.
Характеристику складають адміністрація та громадські організації (якщо вони є) підприємства, на прохання працівника або за запитом інших організацій.
Реквізити характеристики:
В· адресат
В· найменування виду документа (характеристика)
В· д...
