начівВ» його робочого часу. Таким чином, все вищесказане дозволяє укласти, що знання телефонного етикету і раціональних правил ведення телефонних розмов необхідно кожній цивілізованій людині.
Існують неписані правила ділового телефонного спілкування. Вони охоплюють як звичайний телефонний етикет, так і особливості ділового адміністрування. Розглянемо ці правила стосовно до двох випадками: по-перше, коли дзвонять вам, а по-друге, коли дзвоните ви.
Правила ведення ділової телефонної розмови, коли дзвонять вам
телефонне ділове спілкування
Доцільно знімати трубку при будь-якому дзвінку Можна, звичайно, цього і не робити, якщо ви здатні працювати під телефонні трелі. Але при цьому потрібно мати на увазі, що з кожним півгодиною дзвінки лунатимуть все частіше: накопичується числа не обслужених вами абонентів, вони змушені дзвонити повторно, в третій і четвертий раз. Зрештою вам доведеться трудитися під майже безперервний дзвін. Крім того, ніколи не можна знати заздалегідь, який саме дзвінок принесе вам вигідний контракт або цінну інформацію.
Знімати трубку найкраще після першого дзвінка. Якщо ви сидите в кімнаті один, у вас достатньо часу, щоб дописати пропозицію або дочитати абзац в надісланому листі. Цілком припустимо зняти трубку після другого або третього дзвінка. Якщо у вас відвідувач, вам вистачить часу закінчити фразу і, сказавши співрозмовнику В«ВибачтеВ», зняти трубку.
Зв'язківці не рекомендують знімати трубку під час дзвінка по чисто технічних причин: у деяких електроланцюгах зростає величина струму, що може призвести до пошкодження.
Іноді в трубці буває погана чутність. Але це не означає, що вам потрібно підвищувати голос. Висновок про те, що якщо ви погано чуєте співрозмовника, то і він погано чує вас, і, значить, треба говорити голосніше, є помилковим. Тому в разі поганої чутності треба не підвищувати голос самому, а попросити того, хто вам телефонує, говорити голосніше, довідавшись при цьому, як він чує вас.
Найпоширеніші варіанти першого слова, вимовленого в зняту телефонну трубку, - це В«такВ», В«аллоВ», В«слухаюВ». Ці слова за своєю інформативності абсолютно однакові і безособові і тому ніяк не характеризують того, хто їх виголошує.
відгуки В«такВ», В«аллоВ», В«слухаюВ» можна назвати нейтральними, оскільки вони не несуть інформації про те, хто саме зняв трубку і в якій організації або фірмі. Тому в діловому спілкуванні слід відмовитися від нейтральних відгуків і замінити їх інформативними. За зовнішнім телефону зазвичай називають не своє прізвище, а фірму, організацію чи підрозділ. За внутрішньому же телефоном називають підрозділ і прізвище. Таким чином, відповідаючи на дзвінок, потрібно завжди представлятися. Люди хочуть знати, з ким вони розмовляють. Це, крім того, створює обстановку довіри і допомагає краще зрозуміти співрозмовника. Знайдіть доброзичливу, що подобається вам самим форму (Як би ви самі х...
