законами (зокрема, положення про персональні дані - Федеральним законом від 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональних даних" (далі - Закон N 152-ФЗ) або книга обліку руху трудових книжок і вкладишів - Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 "Про трудові книжки").
Кадрову документацію умовно можна розділити на кілька типів.
1. За ступенем обов'язковості:
- обов'язкові документи - для ведення у всіх організаціях, незалежно від сфери діяльності, чисельності персоналу та організаційно-правової форми;
- рекомендаційні документи - носять рекомендаційний характер;
- специфічні документи - залежать від специфіки конкретної установи. h3> 2. По цільовій приналежності:
- документи з обліку особового складу працівників (накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особова картка працівника та ін);
- документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом і організацією праці. h3> 3. За функціональним призначенням:
- внутрішні локальні нормативні акти - визначають загальні принципи роботи організації і обов'язкові для виконання всіма співробітниками організації, діяльності яких вони стосуються (положення, інструкції, постанови тощо);
- інформаційно-розрахункові документи - в них міститься інформація, на якій базуються розрахунки різного характеру всередині організації, або документи, що служать для збереження необхідних для роботи відомостей (графіки, таблиці, розрахункові листи і т.д.);
- документи, що підтверджують трудову діяльність працівників. Згідно з трудовим і пенсійним законодавством ці документи є підтвердженням трудової діяльності;
- розпорядчі документи - документи, що видаються роботодавцем для передачі певних розпоряджень персоналу організації (накази, розпорядження, постанови, вказівки);
- журнали контролю та обліку - журнали (книги) обліку та реєстрації документів, службовці для встановлення на документах певного реєстраційного індексу і надають кадрових документів юридичну силу у трудових спорах. h2> До документів, які обов'язково повинні бути в наявності, можна віднести:
- штатний розклад;
- трудовий договір (контракт);
- наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1);
- особисту картку (форма N Т-2);
- наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма N Т-5);
- наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма N Т-6);
- графік відпусток (форма N Т-7);
- наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма N Т-8);
- табель обліку використання робочого часу (форма N Т-13);
- табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма N Т-12);
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення щодо захисту персональних даних працівника;
- трудову книжку;
- лока...
