е вчасно надісланий лист або факс, забудькуватість і недбалість можуть завдати великої шкоди справі. Крім того, секретар повинен бути завжди у формі, продумано і охайно одягнений, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення, вміти спокійно, без різкості і суєти вирішити питання в рамках своєї компетенції.
Основи секретарської справи можна освоїти за порівняно короткий період часу, а справжня майстерність, як і в будь-якій професії, приходить з роками. Методом проб і помилок, з придбанням необхідних напрацювань, постійно підвищуючи свій професійний рівень, секретар починає відчувати тонкощі своєї справи. Це дозволяє йому вільно виходити з важких ситуацій, зокрема, вміти зберігати конфіденційні відомості і бути при цьому поінформованим і товариським людиною. Висока планка вимог і висока оплата праці, відповідна кваліфікації секретаря, зробили цю професію престижною і привабливою.
1.1 Посадові обов'язки секретаря в даній організації
ВЁ Друк документів на ПК
ВЁ Ведення телефонних розмов
ВЁ Прийом відвідувачів
ВЁ Прийом і обробка кореспонденції
ВЁ Реєстрація документів
ВЁ Передача документів на підпис начальнику
2. Служба документаційного забезпечення управління
2.1 Категорії підприємства
Існують 4 категорії підприємства:
Гј 1 категорія - установи з об'ємом документообігу понад 100 000 документів на рік;
Гј 2 категорія - з обсягом документообігу від 25 000 до 100 000 документів на рік;
Гј 3 категорія - від 10 000 до 25 000 документів в рік;
Гј 4 категорія - до 10 000 документів на рік.
2 відділ міліції ставитися до 3 категорії, тому що: - вихідних документів - 5 810; - входять документів - 6 659; - внутрішніх документів - 3 923. Всього: 16392 документа. <В
2.2 Форми роботи з документами
У 2-му відділі міліції застосовується централізована форма, тому що всю роботу з документами виконує канцелярія.
2.3 Структура канцелярії
У даній організації структурою канцелярії є секретаріат, який готує і переглядає до доповіді керівника всю вхідну кореспонденцію, готує проекти окремих наказів, листів, повідомляє про час проведення нарад, засідань. Також секретаріат виконує функцію підрозділу з контролю виконання - здійснює оперативний контроль за виконанням документів і за термінами виконання доручень керівництва. Крім цього, секретаріат здійснює облік реєстрації кореспонденції, оформляє і розсилає розпорядчі документи, перевіряє правильність складання, оформлення та якості документів, що надаються на підпис керівництву, приймає і реєструє заяви, скарги та прохання трудящих. Надсилає листи і скарги до відповідних структурні підрозділи, організовує прийом відвідувачів. Займається передруком документів з оригіналу.
2.4 Посадові обов'язки керівника канцелярії
Керівником канцелярії у 2-му відділі міліції є секретар. У його обов'язки входить:
1. Прийом і обробка кореспонденції.
2. Передача документів на підпис керівнику.
3. Організація нарад.
4. Прийом і фільтрація телефонних дзвінків.
5. Контроль за термінами виконання документів.
6. Прийом відвідувачів.
2.5 Робоче місце секретаря та керівника
Робоче місце секретаря
В
На робочому місці розташовуються:
1. ПК
2. Телефон
3. Дирокол
4. Підставка для олівців
5. Перекидний календар
Робоче місце секретаря в 2 відділі міліції перебуває в приміщенні суміжному з кабінетом керівника. На робочому місці дотримуються всі необхідні правила: відсутня світлова та шумова вібрація, порядок на робочому місці, телефон розташовується зліва від секретаря, в ящиках столу перебувають папери і картотеки. Але є й недоліки, тому що світло повинен падати зверху і зліва, то тут, як ми бачимо зі схеми, він перебуває за спиною секретаря. У комплект меблів для секретаря входить: підйомно-поворотний крісло, стіл-приставка, шафа для зберігання документів.
Робоче місце керівника
Робоче місце керівника утворюється в окремому кабінеті і складається з 2-х функціональних зон: робоча зона, зона для наради і переговорів. У комплект меблів для керівника входить: письмовий стіл, стіл і стільці для відвідувачів, підйомно-поворотне крісло. Стіл для відвідувачів розташований перпендикулярно столу керівника.
В
На робочому столі керівника розташовуються:
1. ПК
2. Телефон, факс
3. Канцелярський письмовий прилад
4. Папки з швидкодіючими затискачами
5. Діловий блокнот
В
2.6 Інформаційні посібники для секретаря
1. Посадова інструкція секретаря.
2. Телефонний довідник.
3. Довідник місцевих телефонів організації.
4. Список співробітників та ...
