їх домашніх телефонів.
5. Необхідний мінімум юридичної літератури:
a) Цивільний кодекс РФ;
6. Номенклатура справ організації.
7. Робочий щоденник-щоденник.
3. Робота секретаря з бездокументному обслуговуванню
3.1 Ведення телефонних розмов
У 2 відділі міліції при роботі на телефоні в обов'язок секретаря входить: прийом телефонних дзвінків, відповідь абоненту, фільтрація дзвінків і з'єднання керівника з абонентом, якщо це необхідно.
Секретар виконує основне завдання при роботі на телефоні, тобто звільняє керівника від дзвінків до нього не адресованих.
Приклад телефонного розмови, коли дзвонять секретарю
- Другий відділ міліції, здравствуйте.
- Здравствуйте, мені б Дмитра Геннадійовича.
- Він зараз на нараді, передзвоніть пізніше.
- Дякую, до побачення.
Приклад телефонного розмови, коли дзвонить секретар
- Центральне РУВС, здравствуйте!
- Здрастуйте, скажіть будь ласка, коли відбудеться нарада про підбиття підсумків роботи за 1 квартал 2005
- Нарада відбудеться 15 квітня.
- Спасибі, до побачення!
При роботі на телефоні секретар виконує 3 основні моменти:
- стислість;
- ввічливість;
- стриманість.
Всю необхідну інформацію, отриману при телефонній розмові, секретар записує в блокнот.
Запис проводиться за наступною формі:
Для _____________________________
Дата ______________________________
Від _________________________________
З якого питання ______________________ h6> Алгоритм телефонної розмови в організації
Алгоритм телефонної розмови витримується:
1. 15 сек. - Представлення сторін.
2. 30 сек. - проблематизація розмови, введення в курс співрозмовника.
3. 80 сек. (В± 20) - обговорення ситуації.
4. 20 сек. - закінчення розмови.
Тривалість розмови: 2 хв. 25 сек. h1> Телефонограма
27.03.2005 р. о 10.00 відбудеться координаційна нарада в прокуратурі з питання: "Вчинення правопорушень і злочинів у побуті ".
Передав: Калінцков.
Прийняв: Баєва.
В
3.2 Прийом відвідувачів
У даній організації прийом відвідувачів на 4 види не поділяють. Співробітники своєї організації можуть проходити до керівника безперешкодно, без доповіді секретаря. Час прийому відвідувачів проходить в будь-який час, певних годин немає.
Секретар добре знає розподілення обов'язків та питань між керівними працівниками установи і направляє відвідувачів до компетентного співробітнику, звільняючи тим самим керівника від відвідувачів до нього не адресованих. При приході відвідувача секретар повідомляє про ньому керівнику особисто.
Якщо керівник відсутній з якої-небудь причини, секретар надсилає відвідувача до іншого співробітника або призначає інший час прийому. Якщо прийом скасовується за несподіваним обставинам, секретар повідомляє про це відвідувачу і домовляється про часу, на яке прийом переноситься.
Реєстрація відвідувачів у спеціальному журналі не ведеться.
В
3.3 Підготовка нарад
При підготовці наради секретар виконує наступні правила:
1. Готує необхідні матеріали наради.
2. Складає список учасників наради.
3. Визначає місце, де проходитиме нарада. Зазвичай нарада проходить в кабінеті керівника.
4. Реєстрація учасників не ведеться.
5. Погоджує з керівником і складає список осіб або організацій, яким необхідно направити матеріали наради.
Секретар на нараді НЕ присутній, протокол не ведеться.
Приклад наради
У даній організації щоранку в 9.00 проводиться летучка співробітників, на якій присутні дільничні та слідчі.
Також щотижня проводяться наради, на якому присутні всі співробітники відділу (слідчі, оперуповноважені, інспектора ПДН, дільничні, працівники карного розшуку).
3.4 Підготовка відряджень керівника та співробітників
Для підготовки службових відряджень секретар:
1. Підбирає необхідну інформацію для відрядження.
2. Готує матеріали та документи, необхідні для відрядження.
3. Оформляє посвідчення про відрядження.
4. По поверненню керівника секретар обробляє матеріали відрядження (передає їх окремим співробітникам або до відповідних структурних підрозділів).
В
3.5 Робота секретаря у відсутності керівника
У відсутність керівника секретар повинен відповідати на телефонні дзвінки, записувати питання, з якими зверталися відвідувачі по телефону та при особистому візиті. У відсутність керівника секретар на роботу не спізнюється і не йде раніше свого робочого часу, так як секретар є правою рукою керівника і представляє інтереси як керівника, так і всієї організації в цілому.
3.6 Регламент роботи секретар...
