окументального фонду МБДОУ ДС № 110. Під формулюванням документальний фонд МБДОУ ДС № 110 розуміється сукупність документів, що утворюються в процесі його діяльності. Документальний фонд складають документи, створені ним, а також отримані в результаті взаємодії з іншими організаціями та громадянами.
Відповідальність за складання номенклатури справ, порядок формування та оформлення справ, забезпечення їх обліку й схоронності, організація передачі справ в архів лежить на завідуючого дитячим садком № 110.
Інструкція з діловодства визначає порядок розробки, складання, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ, а також порядок ведення номенклатури справ протягом діловодного (календарного) року.
Інструкція з діловодства встановлює:
призначення номенклатури справ у діловодстві, виконувані нею функції;
форму номенклатури справ;
порядок розроблення, погодження та затвердження номенклатури справ;
порядок ведення номенклатури справ.
Інструкція з діловодства повинна передбачати порядок складання номенклатури справ, зокрема, порядок розташування розділів у зведеній номенклатурі справ, правила індексації справ, правила складання заголовків справ і послідовності їх розташування в розділах номенклатури справ, порядок встановлення строків зберігання документів і справ, порядок коригування номенклатури справ протягом діловодного року (уточнення заголовків справ, внесення заголовків справ, не передбачених при складанні номенклатури справ, внесення відомостей про кількість і крайніх датах одиниць зберігання (томів, частин справи), внесення відміток у графу «Примітка »та ін.), також правила складання підсумкового запису про кількість і категорії справ, сформованих у діловодстві МДОУ № 110.
Другий підрозділ носить назву «Формування та оформлення справ».
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи. Інструкцією з діловодства встановлюються:
принцип формування справ;
місце поточного зберігання справ;
принципи систематизації документів та їх угруповання у справи залежно від терміну зберігання документів: постійного (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років);
методична функція архіву в питаннях формування справ;
термін передачі виконавцем закінченого діловодством документа в справу (термін передачі документа в справу повинен бути не більше 10 днів).
особи, які здійснюють формування справ у структурних підрозділах МДОУ № 110;
особи, що визначають місце зберігання документа (індекс справи, в яку відповідно до номенклатури справ повинен бути підшитий виконаний документ (комплект документів);
умови зберігання справ у структурних підрозділах МДОУ № 110;
порядок обліку справ;
порядок видачі справ у тимчасове користування;
порядок вилучення документів зі справи;
підрозділ, що здійснює контроль за правильним формуванням справ у структурних підрозділах, перевірки наявності та стану справ.
Третій підрозділ називається «Організація оперативного зберігання документів». Визначено порядок розташування справ у шафах, а так само порядок видачі справ різним особам.
Четвертий підрозділ називається «Порядок передачі документів на зберігання в архів». У ньому перераховується комплекс робіт, виконуваних в установі в цілях підготовки справ до передачі на зберігання в архів.
Підготовка документів і справ до передачі на архівне зберігання і на знищення передбачає: експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ за результатами експертизи їх цінності;
складання актів на знищення документів і справ з термінами зберігання,.
П'ятий підрозділ називається «Експертиза цінності документів». В Інструкції з діловодства встановлюється, що:
для організації та проведення експертизи цінності документів в МДОУ № 110 створюється експертна комісія (ЕК) діюча на підставі Статуту МДОУ № 110;
визначається порядок проведення експертизи цінності документів;
при проведенні експертизи цінності документів здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів. Відбір справ з тимчасовими термінами зберігання (до 10 років) і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подал...
