аявність образотворчих документів) зумовлюють особливості їх зберігання: документи можуть зберігатися без підшивки, може знадобитися виготовлення особливої вЂ‹вЂ‹упаковки. p align="justify"> У разі зберігання документів без підшивки доцільно складати внутрішні описи. Обкладинки одиниць зберігання, надписані фондообразователем, з його позначками, а також мають художню або історичну цінність, зберігаються і поміщаються в одиниці зберігання разом з документами. p align="justify"> У межах сформованої одиниці зберігання документи розташовуються з урахуванням взаємного зв'язку і хронологічній послідовності.
Листи з невстановленими датами поміщаються після датованих. Листи невстановлених осіб групуються за почеркам, а листи, написані одним почерком, по датах. В одиницях зберігання, сформованих з особистих документів, матеріалів службової та громадської діяльності, майново-господарського та побутового характеру, документи розташовуються за хронологією. p align="justify"> Фотографії і портрети фондоутворювача, видові листівки, вирізки з газет і журналів систематизуються в хронологічній послідовності, фотографії різних осіб з дарчими написами і без них - за алфавітом прізвищ зображених осіб.
При описі одиниць зберігання встановлюються види документів, авторство, назва твору або зміст документів, ступінь їх повноти, справжність або копійность, мова, спосіб написання та опублікування, наявність додатків до них, зовнішні особливості, крайні дати докум ентов і кількість аркушів одиниці зберігання. Крім того проводиться анотування особливо важливих документів. p align="justify"> Тема одиниці зберігання повинен максимально стисло відображати склад і зміст входять до неї документів.
Тема, даний документом автором, редактором, збирачем, як правило, переноситься в заголовок одиниці зберігання. У разі його неповноти і несоотвествія змісту документа заголовок може бути змінений або доповнений. p align="justify"> При складанні заголовка прізвища, дати та інші дані, встановлені шляхом спеціального дослідження і які не є безперечними, полягають у квадратні дужки. Відомості, встановлені, але які є безперечними, в квадратні дужки не укладаються. p align="justify"> У заголовках одиниць зберігання, що містять фотографії, спочатку вказується вид документа (фотографія), а потім - прізвище, ім'я та по батькові зображеної особи. Після заголовка, через крапку може описуватися ступінь повноти, достовірності, зовнішніх та інших особливостей документа. p align="justify"> При цьому повні тексти не обмовляються, а для частково збережених документів вказується ступінь їх повноти:
В· "уривок",
В· "розрізнені листи",
В· "неповний текст",
В· "без початку",
