зацією документів всередині справ.
. 2. У справу підшиваються документи одного року, за винятком особистих і перехідних на наступний рік справ. Якщо справа включені документи за різні роки, вони розділяються між собою індикаторами-роздільниками із зазначенням року.
На обкладинці справи також слід вказати, за які роки підшиті документи.
. 3. При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по вирішення одного питання; групувати у справу документи одного року, за винятком перехідних справ; роздільно формувати у справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів, при товщині не більше 4-х сантиметрів.
Документи, складові справа, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
. 4. Розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками:
статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені в якості самостійного документа, то їх групують в окремі справи;
накази по основній діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу;
накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. При великих обсягах документів накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності установи (прийом на роботу, звільнення і переміщення, відрядження тощо) слід групувати в окремі справи;
затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів;
документи в особистих справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження;
пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організації та всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань;
листування групується, як правило, за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності, документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
. 4. Розташування документів всередині справ здійснюється в хронологічному порядку, при якому найбільш ранні документи розташовуються на початку року.
. 5. Ведення справ поза номенклатури в ТОВ ??laquo; Тепломережі не допускається.
. 6. Формування справ та їх зберігання організовується так, щоб забезпечувалась можливість їх швидкого пошуку і використання, а також повна схоронність. У місцях поточного зберігання справ повинна бути вивішена виписка з зведеної номенклатури справ.
. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ОКРЕМИХ КАТЕГОРІЙ ДОКУМЕНТІВ
. 1. Розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені в якості самостійного документа, то їх групують в самостійні справи.
. 2. Накази з основної діяльності (зберігаються постійно) групуються окремо від наказів по особовому складу (призначення, переміщення, звільнення - зберігаються в ТОВ ??laquo; Тепломережі 75 років) і від наказів про відпустки, відрядженнях, отриманні премій, накладення стягнень (зберігаються 5 років).
. 3. Протоколи розташовуються в справах в хронологічному порядку за номерами в межах календарного року.
Документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів.
. 4. Плани, звіти, кошториси групуються окремо від проектів і чернеток цих документів і повинні зберігатися зі справами того року, на який (за який) вони складені.
. 5. Документи в особових справах розташовуються по мірі їх надходження.
. 6. Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань основної діяльності та всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від пропозицій, заяв і скарг громадян з особистих питань.
. 7. Переписка г...
