ів. У той же час, в процесі роботи з документами в організації необхідно не тільки користуватися названими методичними посібниками з експертизи, але й творчо підходити до оцінки документів в процесі роботи з ними.
РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ У ТОВ «Обладнання- Люкс»
§ 1. Організація проведення експертизи цінності документів
В установах та підприємствах приділяється, велику увагу питанням створення різних документів, організації їх прийому, руху, обліку, виконання, зберігання, і оправки.
Як і в будь-якій організації в ТОВ «Обладнання-Люкс» існують свої документи вихідні, вхідні документи, оскільки ця організація має освітній характер деякі документи відправляються на зберігання в архів. Так, всі вихідні документи мають свій бланк, для листів використовується бланк з боковим штампом, з лівого боку, в нього входить: герб, назва організації, адреса, телефони організації, дата і номер вихідного листа. Так само існує бланк для документів, який називається представницький бланк герб, назва організації, з ліво адресу, номери телефонів організації, праворуч реєстраційний номер і дата. Так само тут є своя номенклатура справ, рішень, і у них є своя черговість попадання в архів. Номенклатура справ це систематичний перелік конкретних заголовок справ, що заводяться в структурній частини установи на відповідний рік.
Номенклатура справ - це орієнтовний список майбутніх справ. Вона складається для кожної структурної частини установи особою відповідальною за діловодство, із залученням, провідних фахівців підрозділу. У ТОВ «Обладнання-Люкс» мається Положення «Про складання номенклатури справи і системи збору та зберігання інформації» (додаток 3), згідно з яким в організації розробляється номенклатура.
Номенклатура справ оформляється наступним чином, в правій верхній частині документа знаходиться назва організації нижче поштовий індекс, адреса організації, телефони, дата і номер вихідного документа. З лівого краю документа знаходиться Затвердження Генерального директора цієї організації його печатка і підпис і нижче число, потім йде назва документа, після йде таблиця в якій вказані документи передаються на зберігання в архів, після його передачі складається протокол про прийняття та передачі документа.
Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі на постійне зберігання документів, що утворюються в діяльності ТОВ «Устаткування-Люкс», створюється постійно діюча експертна комісія. (ЕК)
ЕК працюють у постійному контакті з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідної архівної установи. ЕПК є вирішальною інстанцією в питаннях експертизи цінності документів, контролюють збереження цінних документів, тому багато свої рішення експертні комісії повинні з ними узгоджувати .. Наприклад, якщо в переліку терміни зберігання справ позначені відміткою «ЕПК», остаточне рішення про тривалість термінів і прийом справ на постійне державне зберігання приймають експертно-перевірочна комісія архіву. Організації недержавних форм власності приймають рішення з багатьох питань експертизи цінності своїх документів самостійно. Однак відповідно до Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах для них є обов'язковим погодження з архівними органами рішень, пов'язаних зі знищенням документів.
Росархів розробив зразкові положення про експертну та центральної експертної комісіях. Ці документи служать основою для складання положень про експертні комісіях конкретних організацій і підприємств. Конкретне положення про експертну комісію затверджується керівником організації.
Призначення експертних комісій в ТОВ «Обладнання-Люкс» полягає:
· в організації та проведенні експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;
· організації та проведенні експертизи цінності документів при підготовці їх до передачі в архів організації;
· в організації та проведенні відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державний чи муніципальний архів.
Для цього експертні служби організацій здійснюють широкі функції, визначені Основними правилами роботи архівів організацій. До їх складу входить:
· організація щорічного відбору справ для зберігання та знищення;
· розгляд і прийняття рішення про схвалення:
· проектів номенклатур справ організації;
· описів справ постійного і тимчасового зберігання, у тому числі по особовому складу, що підлягають передачі...
