щоб вирішувати певні завдання, що стоять перед організацією. Нижче наведено список найбільш часто зустрічаються завдань. p> 1. Забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях. p> 2. Підтримка системи контролю якості, що відповідає міжнародним нормам. p> 3. Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості зберігання всієї передісторії його діяльності. p> 4. Виняток паперових документів з внутрішнього обігу організації. p> 5. Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву. p> Основні фактори, що впливають на рішення про вибір системи
Вимоги за обсягом зберігання. Якщо у вас багато документів (за обсягом зберігання), необхідно вибрати систему, що підтримує ієрархічне структурне зберігання (HSM - Hierarchal Storage Management) [11, с. 256]. Цей механізм зберігає найбільш активно використовувані дані на найбільш швидких, але і найбільш дорогих носіях, у той час як рідше використовувана інформація автоматично переноситься на повільні і дешеві носії. p> Проблеми впровадження системи документообігу
Існують загальні практично для будь-яких організацій проблеми, які доводиться вирішувати при реалізації, впровадженні та супроводі систем електронного документообігу. Нижче перераховані основні з них. p> Консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися і перенавчатися. Боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу. p> Необхідність забезпечення юридичної сили документів (після прийняття закону про електронний підпис цей фактор почне втрачати свою значимість). p> Загальна класифікація систем документообігу
Будь-яка система документообігу може містити елементи кожної з наведених нижче категорій, але більшість з них мають конкретну орієнтацію в одній з областей, пов'язану в першу чергу з позиціонуванням продукту.
Системи з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви - ЕА). Електронний архів - це окремий випадок системи документообігу, орієнтований на ефективне збереження і пошук інформації. Деякі системи особливо виділяються за рахунок розвинених засобів повнотекстового пошуку: нечіткий пошук, розумовий пошук і т. д., інші - за рахунок ефективної організації зберігання: HSM, підтримка широкого діапазону обладнання для зберігання інформації і т. д.
Системи з розвиненими засобами workflow (WF). Ці системи в основному розраховані на забезпечення руху якихось об'єктів за заздалегідь заданими маршрутами (так звана "жорстка маршрутизація"). На кожному етапі об'єкт може змінюватися, тому його називають загальним словом "робота" (work). Системи такого т...
