містять яке-небудь доручення, зазвичай термін вказаний. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься в резолюції. Для вирішення періодично повторюваних питань в установі повинні бути встановлені і відображені в інструкції типові терміни виконання таких документів.
У додатку до «Державної системі документаційного забезпечення управління» дано перелік типових термінів виконання документів, яким треба скористатися, складаючи інструкцію з діловодства конкретної установи.
Для документів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.
В сроковой контролі можна виділити поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль.
Основними видами контролю є поточний і попереджувальний контроль.
Під поточним контролем розуміють щоденну підготовку відомостей про документи, термін виконання яких закінчується сьогодні. Поточний контроль здійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа і нагадування виконавцю про закінчення терміну виконання і необхідність завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють і складають список документів, термін виконання яких закінчується сьогодні.
Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день. Він відразу показує, які справи мають бути завершені сьогодні (рішення питання на засіданні, підписання документа, відправка факсу і т.д.). Тому контроль за термінами виконання документів - це функція, обов'язково передбачається в посадовій інструкції секретаря керівника. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких закінчується, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а в разі зриву термінів - доповідає про це керівнику.
В ході попереджувального контролю складаються зведення і попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких закінчується через 2 - 3 дні. Співробітник має ще час для вирішення питання.
Дуже важлива форма проведення контролю. Тільки орієнтація контролю на допомогу співробітникам в організації їх роботи, а не на виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.
Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у строк, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми і т.д., підкреслює потрібність даного працівника і його роботи. Крім того, строковість картотека допомагає при плануванні робочого дня керівника, так як в ній відображені всі заходи та завдання на дане число.
Якщо при отриманні документа, або в ході виконання документа виконавцем з'ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається керівнику підрозділу (тому керівнику, резолюція якого є на документі або який дав завдання виконавцю), який має право на перенесення терміну виконання документа. Якщо керівник продовжує термін виконання, секретар відповідно до...
