його вказівки вносить до реєстраційної картки новий термін виконання.
Питання про перенесення термінів виконання документа повинен бути поставлений не пізніше одного дня до закінчення контрольної дати. Перенесення терміну виконання заднім числом не допускається і, як правило, в принципі неможливий в автоматизованих системах.
Для документів з тривалим (кілька місяців) терміном виконання, наприклад договорів, можуть контролюватися проміжні етапи виконання з занесенням відомостей про хід виконання в полі «Хід виконання» реєстраційної карточ-ки документа.
Часто вирішення питання вимагає послідовної роботи над документом декількох виконавців або погодження документа з кількома підрозділами. Наприклад, проект договору повинен бути узгоджений з юридичною службою, з бухгалтерією і т.п. У цих випадках повинен контролюватися термін знаходження документа у кожного виконавця. При передачі документа факт передачі обов'язково реєструється. Зазвичай реєстрація проводиться секретарем підрозділу, передавального документ. Рух документа і дати його передачі відображаються в розділі реєстраційної картки «Рух документа».
При появі документів з минулим терміном виконання їх список в той же день роздруковується і доповідається керівнику.
Якщо право на. проведення реєстрації документів може бути надано широкому колу співробітників, то внесення змін до реєстраційної картки, як правило, здійснюється тільки одним відповідальним працівником, секретарем-референтом або начальником канцелярії.
Зняття документу з контролю здійснюється тільки після повного виконання документа: виконання резолюції керівника, підготовки відповідного документа, отримання відповіді на вихідний документ і іншого документованого підтвердження факту виконання. Результат виконання документа повинен бути записаний в реєстраційній картці. Наприклад: направлено запрошення, підписаний договір, відправлено листа із специфікацією продукту тощо
У реєстраційну картку також вносяться відомості про дату виконання дОКУМЕНТА, і вказується номер справи за номенклатурою, в яке підшитий виконаний документ.
До підсумкового контролю відносять аналітичну роботу з узагальнення виконавської дисципліни та результатів роботи співробітників підрозділу або організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), що відповідають за контроль виконання, або секретарем фірми із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Фактично він представляє собою аналітичне узагальнення документообігу, виконавської дисципліни в організації (фірмі) та її структурних підрозділах, дає уявлення про роботу організації в цілому. Результати подальшого контролю знаходять відображення в підсумкових кількісних і облікових зведеннях стану виконання завдань, тобто контрольованих документів. Підсумковий контроль в обов'язковому поєднанні з попереджувальним контролем є засобом забезпечення вирішення виробничих та комерційних завдань і в той же час стимулюючим фактором підвищення дисципліни службовців.
Формою контролю є періодичне складання узагальнюючої звітності за документами організації (фірми). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той чи інший співробітник (підрозділ) і як йдуть справи по конкретному напрямку діяльності (рішенням того чи іншого питання)...
