ості документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання.
організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання, у тому числі науково-технічної, аудіовізуальної та іншої спеціальної документації.
Відповідно до покладених на неї завдань ЕК виконує такі функції:
організовує і проводить спільно з діловодної і архівної службами роботу зі щорічного відбору документів установи (у тому числі науково-технічної та спеціальної документації) для подальшого зберігання та до знищення.
здійснює методичне керівництво роботою з експертизи цінності документів установи та щодо підготовки їх до архівного храненію, з розробки номенклатури справ, дає експертну оцінку проектам нормативно-методичних документів з названим питань.
сприяє та методичну допомогу фахівцям установи:
* по виявленню власників особистих архівів в установі, по можливій передачі ними щоденників, записів спогадів, інших документів до складу Архівного фонду Росії;
* по виявленню та поверненню в Росію документів з історії Росії та своїй галузі, які з різних причин опинилися за межами Росії;
* по ініціативному документуванню (записи спогадів найстаріших працівників, кінофотос'емкі) з метою створення усної історії своєї установи.
Експертна комісія має право:
в межах своєї компетенції давати рекомендації структурним підрозділам і окремим співробітникам установи з питань розробки номенклатури справ і формування справ у діловодстві, експертизи цінності документів, розшуку відсутніх справ постійного терміну зберігання та справ з особового складу, упорядкування та оформлення документів.
запитувати від керівників структурних підрозділів:
* письмові пояснення про причини втрати, псування або незаконного знищення документів постійного і довгострокового термінів зберігання, у тому числі документів з особового складу;
* пропозиції і висновки, необхідні для визначення термінів зберігання документів.
заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до архівного зберігання, про умови зберігання і забезпечення збереженості документів Архівного фонду Росії, про причини втрати документів.
запрошувати на засідання комісії в якості консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів, представників установ Державної архівної служби Росії, сторонніх організацій.
ЕК в особі її голови, його заступника та секретаря комісії має право не приймати до розгляду та повертати для доопрацювання неякісно і недбало підготовлені документи.
інформувати керівництво установи з питань, що належать до компетенції комісії.
в установленому порядку представляти свою установу в органах Державної архівної служби Росії.
Питання, що відносяться до компетенції ЕК, розглядаються на її засіданнях, які проводяться в міру необхідності, але не рідше 2 разів на рік. Всі засідання комісії протоколюються. Вступники на розгляд ЕК документи розглядаються на її засіданні не пізніше ніж через 10 днів. Засідання ЕК і прийняті на ньому рішення вважаються правомочними, якщо в голосуванні взяли участь не менше половини присутніх на засіданні членів ЕК. Право вирішального голосу мають тільки члени ЕК. Запрошені консультанти та експерти мають право дорадчого голосу, в голосуванні участі не беруть. Рішення приймається простою більшістю голосів присутніх на засіданні членів. При поділі голосів порівну рішення приймає голова ЕК і керівництво установи (у необхідних випадках за погодженням з установами Росархіву).
Ведення діловодства ЕК ТОВ «Обладнання-Люкс», зберігання та використання її документів, відповідальність за їх збереження, а також контроль за виконанням прийнятих ЕК рішень покладаються на секретаря комісії.
Засідання експертної комісії організації проводяться в міру необхідності з обов'язковим складанням протоколів. Він включає всі основні питання, що зустрічаються в її діяльності: про розгляд архівних описів справ, акта виділення до знищення документів, інструкції з діловодства та номенклатури справ.
Експертиза цінності документів у ТОВ «Устаткування-Люкс» здійснюється щорічно бухгалтером. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіря...
