ються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Справи з позначкою «ЕПК» піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою «ЕПК», що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
За результатами експертизи цінності документів складається ряд документів:
· опис справ постійного терміну зберігання;
· опис справ тимчасового зберігання;
· опис справ з особового складу;
· акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.
За описам відповідні справи передаються до архіву організації. Документи тимчасового зберігання в архів не передаються. Вони зберігаються або в службі документаційного забезпечення організації, або в структурних підрозділах і після закінчення строку зберігання знищуються в установленому порядку.
Згідно існуючим вимогам відбір справ потрібно вести виключно з полістний переглядом. У реальності ця вимога не завжди дотримується. Надто вже трудомістко і не завжди виправдано. Особливо якщо документи відбираються для знищення, а ви і так знаєте, що вони не мають практичного або історичного значення. Справи, які належить підшити в тверду обкладинку (постійного або довготривалого зберігання), відбираються вже обов'язково з полістний переглядом.
Результат експертизи цінності документів оформляється складанням архівних описів справ та акта на знищення справ. Організація має право знищувати справи, включені в акт, тільки після того, як ЕПК затвердить опис справ постійного зберігання.
У акт включають справи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня року, в якому акт складається. Наприклад, якщо в 2010 р було сформовано справу, яка має термін зберігання 3 роки, воно включається в акт, складений в 2014 р (в цьому випадку термін зберігання справи закінчився до 1 січня 2014). Акт складається на справи всієї організації. Якщо в нього входять справи кількох структурних підрозділів, то перед групою заголовків справ кожного підрозділу вказується його назва. Однорідні справи вносяться в акт під одним загальним заголовком із зазначенням кількості справ.
Акт про виділення до знищення справ складається за уніфікованою формою. Він підписується посадовою особою, яка проводила експертизу цінності документів, і після затвердження ЕПК архівної установи опису на справи постійного зберігання затверджується керівником організації.
Експертна комісія наділена великими правами. Так, в межах своєї компетенції вона дає рекомендації, вказівки відповідальним за діловодство з питань організації в ньому документів, експертизи їх цінності, упорядкування, оформлення і підготовці справ до передачі на постійне зберігання.
§ 3. Розробка та впровадження положення про експертну комісію
Документи, що створюються в процесі діяльності установ, організацій, підприємств, фірм, містять інформацію, цінність якої різна. Значна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої до документів більше не повертаються. Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягом багатьох років. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже складно. Тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, економічного, соціально-культурного, практичного та іншого значення документів, з метою відбору документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.
У результаті проведення експертизи цінності:
- встановлюється комплекс документів постійного зберігання;
- проводиться відбір до знищення втратили своє значення документів з минулими термінами зберігання;
- визначаються унікальні та особливо цінні справи;
- здійснюється повноцінне комплектування архіву організації та державних архівів документами, що представл...
