тий) використовують читачі (одержувачі) документа, для того, щоб перевірити достовірність ЕЦП, яка супроводжує документ. За допомогою ЕЦП підписуються як окремі файли, так і фрагменти баз даних (поля, записи і т.д.). Програмне забезпечення, що реалізує ЕЦП, вбудовується в прикладні автоматизовані системи. Загальний алгоритм застосування ЕЦП представлений на рисунку 9.
Рисунок 9 - Алгоритм застосування електронного цифрового підпису (складено автором)
Електронний документообіг (ЕДО) являє собою якийсь спосіб організації роботи з документами, коли основна маса документів використовується в електронному вигляді і централізовано зберігається. Комп'ютерна програма (програмне забезпечення, система), за допомогою якої відбувається організація роботи з електронними документами, а також взаємодія між співробітниками (передача докумен?? Ов, видача та отримання завдань, відправка повідомлень тощо) називається системою електронного документообігу (СЕД). Інакше СЕД називають EDMS (Electronic Document Management Systems) - системою управління електронними даними.
Використання СЕД робить можливою організацію передачі даних у ході виконання документів в електронному вигляді, що якісно видозмінює організацію контролю виконання документів. Змінюється також і процес узгодження проектів документів. В рамках цього процесу співробітники, які беруть участь в процесі узгодження, мають можливість обмінюватися електронними версіями узгоджуваних проектів. Таким чином, технологія безпаперового обміну даними дозволяє істотно скоротити час, який витрачається на передачу проектів в паперовому вигляді [34].
СЕД неодмінно повинна містити поточний електронний архів, за допомогою якого вирішуються проблеми оперативного доступу до інформації, а також наявності можливості одноразової використання документів різними співробітниками. Дана форма організації зберігання в чому знижує ризик втрати інформації і підвищує рівень оперативності роботи, так як час пошуку необхідного документа скорочується. Зберігати тексти документів в електронному вигляді дуже зручно, адже це дозволяє здійснити повнотекстовий пошук, а він у свою чергу, дозволяє відкрити принципово нові можливості при веденні інформаційно-довідкової роботи. Наприклад, повнотекстовий пошук дозволяє робити добірки документів за їх змістом, відповідно до обраної тематики. При використанні електронного архіву не потрібно створювати фонд користування архівних документів. Досить зробити запит в будь-який момент і отримати електронну копію документа.
Технологія електронного документообігу має ряд переваг:
- забезпечення прозорості бізнес-процесів, за рахунок можливості відстеження етапів виконання бізнес-процесів;
- підвищення виконавської дисципліни;
- скорочення витрат часу керівництва та персоналу на всі рутинні операції з документами, таких як пошук, створення, узгодження і т.д.;
- забезпечення секретності (конфіденційності) інформації, захист інформації від витоку;
- виконання вимог, прописаних в стандартах серії ISO 9000;
- полегшення процесу впровадження інновацій та навчання, завдяки системі оповіщення можна довести нові правила роботи всім співробітникам і т.д.;
- вдосконалення корпоративн...
