яють інтерес для науки та історії.
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві. Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів. Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів установи. І втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в Державний архів.
Для організації та проведення робіт з експертизи цінності документів, що утворюються в діяльності будь-якої організації незалежно від форми власності або функцій, наказом директора створюється постійно діюча експертна комісія (3-5 чоловік), до складу якої входять кваліфіковані фахівці основних структурних підрозділів (у невеликих установах це бухгалтер і секретар). Загальний порядок організації роботи ЕК і їх функції можна знайти в «Основних правилах роботи архівів організацій». 19 січня 1995 і 17 березня 1998 наказами Федеральної архівної служби Росії були затверджені «Примірне положення про постійно діючу експертну комісію організації» і «Примірне положення про центральну експертну комісію (ЦЕК) міністерства (відомства) Російської Федерації». На основі Зразкових положень розробляється Положення про експертну комісію установи.
З основних завдань експертної комісії виділимо:
- розгляд проектів номенклатур справ установи та її структурних підрозділів;
- організація щорічного відбору документів на збереження і знищення;
- розгляд актів про виділення до знищення документів і справ, термін зберігання яких закінчився.
Експертна комісія є колегіальним органом, їх рішення приймаються більшістю голосів, засідання протоколюються. Протоколи підписує голова і секретар комісії та затверджує керівник організації. Значно полегшує експертизу цінності документів поділ їх на три групи:
основна документація, найбільш повно відображає діяльність установи, підприємства, фірми з виконання основних функцій і завдань (положення, накази, плани, звіти, доповіді, огляди, протоколи зборів і нарад, листування з органами влади, з вищестоящими організаціями з питань діяльності). Ці документи в основному підлягають постійному зберіганню;
оперативна документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, постачання і збуту, адміністративно-господарських питань і т.д.). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові терміни зберігання;
документація по особовому складу (накази, особисті картки робітників і службовців, книги обліку особового складу, особові рахунки нарахування заробітної плати робітникам і службовцям і т.п.). Ця документація має тривалий термін зберігання, до неї часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та ін. Питань, вона зберігається в установі, на підприємстві, фірмі або в організації довготривало.
Розроблене Положення про експертну комісію ТОВ «Обладнання-Люкс» складається з наступних розділів (додаток 4):
. Загальні положення;
. Основні завдання експертної комісії;
. Основні функції експертної комісії;
. Права експертної комісії;
. Організація роботи експертної комісії.
Розділ «Загальні положення» дає поняття, що таке експертна комісія, для чого вона створюється і чим керується у своїй роботі. Другий розділ «Основні завдання експертної комісії» включає в себе:
. 1. Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і формуванні справ.
. 2. Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання.
. 3. Розгляд результатів відбору справ на зберігання і знищення, затвердження (схвалення) проектів, відповідних документів, що складаються після завершення цієї роботи.
. 4. Контроль за забезпеченням збереження, формуванням та упорядкуванням документів у структурних підрозділах організації.
Розділ «Основні функції» описує ті основні пункти, чим повинна займатися експертна комісія відповідно до покладених на неї завдань. «Права» - розділ, де експертна комісія, в межах своєї компетенції, має право: давати рекомендації з питань експертизи цінності документів; запитувати від кер...
