сковському Державному Університеті Приладобудування та Інформатики відповідальним за участь у виставковій діяльності є начальник рекламно-маркетингового відділу. У процесі підготовки до виставки йому належить скоординувати зусилля розробників, які готують експонати; фахівців, яким будуть доручені проектування і забудова виставкового простору, підготовка друкованих матеріалів, робота з пресою, поштові та електронні зв'язку, організація перевезень виставкових вантажів, підготовка персоналу, що направляється на виставку і т.д. Іноді йому допомагатимуть цілі підрозділи - фінансисти. У цій справі маса нюансів, які не надавши значення яким, він ризикують поплатитися втраченими можливостями, перевитратою коштів і нервування, за якими його чекають подальші неприємності.
Кращий спосіб уникнути більшості помилок - чітко спланувати всі етапи робіт, зваживши особливості майбутньої виставки та оцінивши специфіку підприємства, взаємовідносин з виконавцями та підрядниками, можливість виникнення особливих умов і ситуацій. Для різних умов плани організації участі у виставках можуть відрізнятися детальністю включаються етапів, широтою охоплення планованих напрямів робіт, різним чергуванням паралельних і послідовних відрізків плану. Але в кожному разі вся робота повинна ділиться на три періоди:
· підготовчий період (підготовка до виставки);
· період роботи на виставці (включаючи її офіційне відкриття і закриття);
· послевиставочний період (демонтаж стенду, вивезення експонатів і т.п.).
У кожного періоду є початок і закінчення, обов'язкові етапи і специфічні умови, які вимагають їх деталізації або доповнення, а значить, і забезпечення відповідними ресурсами.
Для успішної участі МДУП у виставці всю організацію участі необхідно чітко структурувати і розібрати докладно.
Основні етапи організації участі МДУП у виставці.
· Підготовка до виставки (підготовчий період)
? Визначення необхідності участі у виставці, оцінка шансів на успішний виступ і прийняття рішення про участь.
? Підготовка наказу про участь у виставці, визначення цілей і завдань участі, розподіл відповідальних за роботи, виділення коштів тощо
? Розробка та затвердження плану робіт з підготовки до виставки.
? Складання кошторису витрат і затвердження бюджету на виставку.
? Відбір експонатів, оформлення і відправка заявки на участь у виставці.
? Оплата оренди виставкового майданчика і типових виставкових послуг.
? Підготовка комплектів реклами і персоналу для роботи на виставці.
? Проектування і узгодження стенду з упорядником виставки.
? Відправка людей і виставкових вантажів на виставку.
? Монтаж та оформлення стенду на виставці, складання плану-графіка роботи персо?? Ала.
· Період роботи виставки (включаючи її відкриття і закриття)
? Інструктаж персоналу стенда і розподіл завдань - щодня.
? Участь у церемонії відкриття виставки - перший день.
? Рішення завдань з досягнення головних цілей (реклама, консультації відвідув...
