ій.
Програмний компонент «Архівна справа» пакету КАНЦЛЕР призначений для автоматизації функцій передачі і прийому виконаних документів із системи документообігу на зберігання в архів.
Компонент «Архівна справа» забезпечує виконання таких основних функцій з формування та оформлення справ:
- формування книги надходження і вибуття документів;
- узгодження, затвердження, ведення номенклатури справ;
- оформлення справ;
- розбивка справ на томи, систематизація документів усередині справи;
- угруповання справ у межах строків зберігання;
- проведення експертизи цінності документів;
- відстеження переміщень справи;
- оперативний контроль повернення справ і документів;
- друк обкладинки справи;
- формування внутрішнього опису документів справи;
- формування річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання;
- формування річного розділу зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання;
- формування акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Особливості експлуатації програмного комплексу «Діловодство» відповідають особливостям експлуатації стандартних засобів Lotus Notes.
На робочій станції Notes виконується частина програми, яка дозволяє вводити нові документи, переглядати існуючі і проводити всі інші дії по роботі з документами особам, бере участі у процесі діловодства.
На сервері Lotus Domino виконується частина програми, яка автоматично за розкладом виконує деякі дії з контролю за станом документів, термінами узгодження і виконання документів, у необхідних випадках посилає поштові повідомлення з нагадуваннями про необхідність виконання деяких дій особам, бере участі у процесі роботи з документами, формує зведені документи з інформацією про стан виконавської дисципліни та обсязі документообігу.
.3 Інформаційне забезпечення органу місцевого управління (на прикладі Гомельського обласного виконавчого комітету)
Технічною основою інформаційного забезпечення Гомельського обласного виконавчого комітету є локальна обчислювальна мережа ЛВС, організована як домен. Домен (DOMAIN) - організаційна структура корпоратівной мережі, що надає певний набір прав користувачам на основі їхніх облікових записів.
Обліковий запис складається з:
- Login (ім'я користувача)
- Password (пароль користувача)
Всі структурні підрозділи облвиконкому згруповані по функціональних групах доменної політикою.
Для користування ресурсами мережі виділений сервер із спільним використанням та наданням прав користування окремим групам і користувачам.
Малюнок 5 - Схема корпоративної комп'ютерної мережі Гомельського обласного виконавчого комітету
Ролі призначених серверам:
CERBEROS
1. контролер домену (oblispolkom.gomel.by)
2. сервер оновле...
