включає:
вибір способу подання інформації про форми документі!
визначення складу даних про формах документів, порядку оформлення;
визначення способу оформлення титульних сторінок табеля (альбому), їх службових розділів (частин).
Уточнимо в цьому зв'язку, що табель форм документів зазвичай ставляется в табличній формі. У таблиці, як правило, зазначаються: номер за порядком, найменування форми документа, Коя форм документа відповідно до ОКУД або локальним класифікатором управлінської документації (ЛКУД), найменування структурного підрозділу (посадової особи), який готує проект документа, особливості підготовки проекту (Необхідність його узгодження, порядок подання на підпис пли твердження, обов'язковість посвідчення допомогою відбитка печатки. Відомості про місце реєстрації документа, забезпечення контролю за його виконанням, терміні виконання документа, місце зберігання його першотвору і копій, адресатах документа, строки зберігання та т.п. вказуються у відповідних графах таблиці по необхідності. Розміщення документів у межах розділів (частин) табеля виробляється або в логічній послідовності (основний документ і додатка до нього), або відповідно з нумерацією документів по ОКУД (ЛКУД) (За зростанням номерів). p> Складання альбому форм документів проводиться в другу чергу і зводиться до послідовного розташуванню форм документів у точній відповідності з остаточною структурою табеля.
Підкреслимо, що вибір остаточних варіантів проектів табеля і альбому проводиться відповідно до вимогами, що висуваються до змісту та оформлення управлінської документації, а також з урахуванням складу та змісту завдань діяльності підприємства. Під увагу повинні також застосовуватися і функціональне призначення табеля (альбому), і порядок їх застосування в повсякденній роботі.
Узгодження і в необхідних випадках уточнення проектів табеля і альбому проводиться з усіма зацікавленими структурними підрозділами і посадовими липами, уповноваженими виробляти підготовку та (або) обробку управлінських документів. Загальне методичне керівництво підготовкою проектів здійснює служба ДОП і архів "підприємства. У процесі узгодження зацікавлені сторони мають право вносити вмотивовані пропозиції, спрямовані на вдосконалення як проектів табеля (альбому) в цілому, так і форм окремих документів. Остаточно уточнені за змістом, і структурі проекти належним чином оформляються, після чого подає на затвердження е керівнику підприємства.
Затверджені примірники табеля і альбому форм документів, а також їх контрольні електронні копії підлягають зберіганню в службі ДОП. Табель і альбом тиражуються в необхідній кількості примірників, після чого видаються для керівництва в повсякденній роботі з підготовки та обробці управлінських документів.
Зміни та доповнення до табель (альбом) форм документів вносяться в наступних основних випадках:
при змінах в законодавстві;
при введенні в дію нормативно-пра...
