ами експертизи цінності документів приймає секретар директора. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.
Справи з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів після закінчення дворічного терміну їх зберігання і використання у відділі компанії.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
Прийом кожного справи здійснюється співробітником у присутності працівника. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому - передачі справ, а також підписи секретаря директора та особи, що передала справи.
7. Самостійна робота
При проходженні практики в ТОВ В«АвтоелементВ» я займав посаду помічника секретаря керівника.
Оскільки в секреторіате функції служби діловодства покладено на секретаріат, у мене була можливість детально вивчити особливості ведення як поточного діловодства, так і процесу підготовки документів для здачі в архів.
Брав участь у таких етапах роботи з документами, як реєстрація вихідних документів, сортування, набір тексту документа на комп'ютері, копіювання документів, підготовка справ до передачі на зберігання ...
Реєстрація вихідних документів, таких як, накази і розпорядження керівництва за основною діяльності, накази про розміри оплати за навчання, розпорядження директора з основної діяльності, накази з особового складу філій компанії, полягали у занесенні відомостей (номер, дата, дані філії, виконавець, короткий зміст) про дані документах в Журнали реєстрації.
Варто відзначити, що, незважаючи на те, що в секретаріаті прийнята централізована система реєстрації вхідних документів, секретаріат реєструє вхідні документи повторно. Про це свідчить наявність окремого Журналу реєстрації вхідних документів. Це говорить про повторну реєстрацію документів.
Також спостерігав за процесом складання листа розсилки. Це документ, який складається у разі необхідності ознайомлення регіонів (філій, представництв) з наказом (розпорядженням) керівництва, що стосується питань їх діяльності. Підготовка справ до зберігання полягала в оформленні особових справ працівників у філіях. Мною були складені внутрішні опису, листи-засвідчувач, оформлялися обкладинки справ, справ працівників філій: Кіриші, Москва, Південно-Сахалінськ. p> Для полегшення роботи мені були надані зразки оформлення особових справ працівників м. Кіриші за 2007 рік. Варто відзначити, що структура, порядок оформлення цих справ не цілком відповідає нормативним вимогам (Типової інструкції з діловодства, Основним правилам роботи архівів організацій). Наприклад, кількість документів, що містяться в справі не відповідає кількості одиниць зберігання, заявлених у внутрішній опису. Були виявлені неточності в нумерації сторінок.
Справи оформлялися відповідно до положень Інструкції з оформлення особових справ студентів-екстернів регіональних підрозділів РДГУ (затверджена розпорядженням начальника УРРЦЕ).
Особисті справи студентів (екстернів) зберігаються відповідно до Переліку типових документів (ст. 499 а) - 75 років. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою. Всі написи на обкладинці робляться розбірливо, без скорочень.
У відповідно до номенклатури справ УРРЦЕ є справа В«Акти про виділення справ і документів до знищення В». Мною була уважно вивчена ця папка. Оскільки акти про виділення документів до знищення складаються, в цілому, на справи РДГУ, то в цьому документі були вказані справи кількох структурних підрозділів (Назва УРРЦЕ було зазначено перед групою заголовків справ). p> Що стосується документного і бездокументного обслуговування керівника, то секретар УРРЦЕ відповідальний за збір інформації, підготовка проектів документів (наказів і розпоряджень) з завдання начальника УРРЦЕ, обслуговує наради, за необхідності документує їх діяльність.
бездокументарну обслуговування включає в себе необхідні сервісні функції, підготовку відряджень (замовлення квитків, оформлення документів), телефонне обслуговування.
Висновок
Виробнича практика за фахом В«Організація і технологія документаційного забезпечення управління В»проходила в секретаріаті Управлінні регіонального розвитку та централізованого екстернату РДГУ.
Було з'ясовано, що Управління є структурним підрозділом РДГУ, здійснюють і спрямовуючим регіональну діяльність Університету. Секретаріат відповідає за ведення поточного діловодства та підг...
