куються на спеціальних бланках. Основним джерелом документів є "головним" філія ВАТ "Ніжегородоблгаз" г.Бор. У перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів повинні, відповідно до Держстандарту Р6.2003, входити такі реквізити: державний герб (не завжди може проставлятися), емблема підприємства, код організації по загальнодержавному класифікатору організацій, код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації, найменування організації, структурного підрозділу, індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, місце складання чи видання, гриф обмеження доступу до документа, резолюція, заголовок до тексту, відмітка про контроль, текст, відмітка про наявність додатку, підпис, гриф погодження, візи, друк, відмітка про завірення копії, прізвище виконавця та номер його телефону, позначка про виконання документа і направлення його до справи, відмітка про вступі. Правильність документів не завжди відповідає стандартам і ГОСТам, так наприклад досить часто порушується ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Реквізити розташовані не за стандартом, що є грубим порушенням ГОСТу. Як спочатку був забитий шаблон, який не відповідає ГОСТу, так він за весь час роботи організації істотно не змінювався. В основному порушені правила розташування реквізитів у документі. p align="justify"> Робоче місце секретаря обладнане сучасною офісною технікою: персональним комп'ютером, телефоном, факсом, принтером зі сканером і ксероксом. Простір досить ергономічно, вся техніка знаходиться під рукою. У секретаря є електронна пошта, текстовий редактор Word, також працівник використовує електронну систему документообігу під назвою "Дело". Дана система дозволяє контролювати процес документообігу не тільки в службі, а й у всій організації ВАТ "Ніжегородоблгаза". Документи надсилаються "згори" вищим керівництвом (директором, генеральним директором) для їх подальшого розгляду виконання, а вже в цьому структурному підрозділі ставиться відмітка про їх виконання, що дозволяє оперативної роботи і контролю виконання наказу, розпорядження і т.д.
3. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
3.1 Організація документообігу
Вся діяльність підприємства відображається у відповідних документах.
Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу - це документообіг підприємства.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху.
Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил:
максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю);
виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т. д.);
максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства: спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних засобів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
. прямоточности напрямки документопотоков, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
. ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
Д...
