табель обліку робочого часу;
штатний розклад;
договору і додаткові угоди до них;
позови і претензії
положення по підприємству.
Канцелярія організовує документообіг підприємства, створює проекти:
розпоряджень;
наказів керівництва по підприємству.
Аналіз показав, що документів на підприємстві створюється багато, обробляються вони автономно в кожному підрозділі, і для підвищення рівня управління організацією дуже потрібна система для автоматизації документообігу.
3. Заходи з вироблення вимог до програми
Директор видав розпорядження:
- З метою зберігання та обміну документації в електронному вигляді у підрозділах підприємства, для кращого контролю за їх діяльністю, розробити єдину систему електронного документообігу.
Відповідальним за фінансування робіт призначити головного бухгалтера. Відповідальним за збір вимог призначити референта.
Відповідальним за постановку завдань перед розробниками призначити енергетика.
. 1 Семінар, присвячений інформуванню співробітників підприємства про плани по розробці програми
Референт призначив семінар, присвячений інформуванню співробітників підприємства про плани по розробці програми електронного документообігу.
Доповідачем виступив референт.
Короткий зміст доповіді таке:
У зв'язку зі збільшенням реалізації, зростанням обсягів виробництва, прийняттям нових співробітників, на підприємстві істотно збільшився документообіг і зросли додаткові витрати на папір, оргтехніку та канцелярське приладдя. Також почастішали випадки втрати і пошкодження документів. Крім того, виникають проблеми з систематизації, поширенню та архівації документів на паперових носіях. Ці завдання легко вирішуються впровадженням системи електронного документообігу та поступовим переведенням паперових документів в цифровий вигляд.
3.2 Ящик для збору пропозицій за програмою електронного документообігу
Керівництво підприємства звернулося до співробітників з проханням висувати свої вимоги до програми електронного документообігу.
У приймальні директора встановили ящик для збору вимог від співробітників.
. 3 Інтерв'ю з керівниками відділів (майбутніми контролерами) і рядовими співробітниками (майбутніми користувачами)
Представники розробника, референт і енергетик провели кілька інтерв'ю з керівниками відділів і рядовими співробітниками для уточнення та вирішення наступних питань:
Які цілі переслідуються при автоматизації і які завдання повинні бути вирішені?
Що має бути автоматизовано?
Цілі визначили такі:
об'єднання в єдину систему документообігу всі структурні підрозділи підприємства;
забезпечення оперативного доступу для керівництва до всіх документів організації;
обмеження прав доступу в СЕД для рядових співробітників;
зниження трудовитрат, втрат часу, накладних витрат на обробку паперових документів.
Автоматизація документообігу повинна торкнутися такі сфери:
підготовка та оформлення документів;
виконання і контроль за виконанням документів;
збереження і пошук документів.
. 4 Підсумкова нарада, з призначенням відповідальних осіб за певні модулі програми. «Мозковий штурм»
Після закінчення обробки результатів інтерв'ю було проведено підсумкову нараду по збору вимог програмою, зібране з ініціативи головного бухгалтера і по закінченні перетворилося в «мозковий штурм».
У нараді брали участь представники розробника, керівники відділів та відповідальні за збір вимог. Всі ідеї записували, після аналізу виділили найбільш відповідають критеріям наради. У результаті з'явилося кілька нових ідей по функціональним вимогам до програми і дизайну:
директор висунув вимогу про протоколюванні дій користувачів і шифруванні даних при передачі;
з ініціативи головного бухгалтера взяли вимога максимально використовувати безкоштовні засоби розробки і бази даних;
референт наполягла на включенні функції створення документа за шаблоном;
енергетик вніс пропозицію про можливість реєстрації документів з офісних програм, електронної ...
