пошти та файлів Інтернету;
головний механік вніс пропозицію з вбудовування в програму засобів розпізнавання, після сканування документів;
юристу необхідно створення документа на основі існуючого;
практично всі зійшлися на думці, що інтерфейс програми повинен бути змінним, під типи користувачів.
Підсумки наради і «мозкового штурму» були оформлені у вигляді специфікації.
4. Вимоги до програми
Таким чином, можна підвести підсумки заходів щодо збору вимог серед користувачів ТОВ «Бастіон»
. 1 Основні функціональні вимоги до програми
Система електронного документообігу повинна бути багатокористувацької, експлуатуватися в локальній мережі підприємства. Програма повинна надавати користувачам базові можливості:
реєстрацію документів;
контроль за виконанням документів;
створення звітів;
обмін електронними повідомленнями між співробітниками;
ідентифікація користувачів системи;
управління правами доступу до інформації;
протоколювання дій користувачів;
розмежування доступу до документів і функцій програми;
забезпечення інформаційної безпеки;
архівування та зберігання документів.
Також повинні бути реалізовані додаткові можливості:
заповнення файлів документів по шаблонах;
настройка додаткових зв'язків між документами;
повнотекстовий пошук даних;
колективна робота з файлами;
завантаження і відправка документів по електронній пошті;
сканування документів;
розпізнавання зображень;
автоматична реєстрація документів;
мультивалютні суми у фінансових документах;
дистанційна робота в програмі.
. 2 Нефункціональні вимоги до програми
Налаштування програми обов'язково повинна відобразити точну структуру підприємства, що дозволить легко перевести роботу з документами в електронний вигляд. У програмі повинні бути три основні види документів:
входять;
вихідні;
внутрішні.
Програма повинна бути надійною, мати приємний і зрозумілий навіть недосвідченим користувачам інтерфейс. Кількість вкладок в головному меню програми не повинно перевищувати семи-дев'яти. Програма повинна забезпечити взаємодію з наступними операційними системами: Windows XP, Windows 7.
5. Інші джерела отримання вимог до програми
. 1 Стандарти електронного документообігу
В Україні сфера електронного документообігу регулюється Законом України від 22 травня 2003 року N 851-IV «Про електронні документи та електронний докум?? нтообіг ». (1)
Правові аспекти використання електронного цифрового підпису забезпечуються Законом України від 22.05.2003 р. № 852-IV
«Про електронний цифровий підпис» (2)
Також є національний стандарт ДСТУ 4423: 2005 «Інформація та документація. Управління документаційного процесами ». (3)
У світовому співтоваристві в даний час для стандартизації автоматизованих систем електронного документообігу прийнята Специфікація MoReg" Типові вимоги до автоматизованих систем електронного документообігу
«Model Requirements for the Management of Electronic Records:
MoReg Specification »далі - MoReg) налічує близько 400 вимог до управління електронними документами, серед них:
огляд основних вимог до автоматизованих систем електронного документообігу;
схеми класифікації (електронна номенклатура справ);
управління доступом;
порядок зберігання документів протягом встановленого терміну і подальші дії, у т. ч. порядок зберігання, експертизи цінності, переміщення, експорту та знищення документів;
вимоги до реєстрації документів, ідентифікації інформаційних об'єктів, до пошуку, висновку документів на екран і на друк. (3)
. 2 Література з організації електронного документообігу
Огляд літератури з даної проблеми дозволив дізнатися,
що «... при організації ...
