лах організації роботи відомчих архівів В»інформація про
визначенні хронологічних кордонів фонду розкрита найбільш повно, так як приділено увагу визначенню хронологічних меж фонду організації у зв'язку з введенням або зміною адміністративно-територіального поділу, визначенню хронологічних меж фонду у зв'язку з реорганізацією організації - фондоутворювача. br/>
Облік документів в архіві
Характеристики /Td>
Відомчий архів
Архів організації
Загальні вимоги
1.Учет підлягають все зберігаються в архіві організації документи, в тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності) та опису справ і документів
2. Основними одиницями обліку документів незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є:
архівний фонд, архівна колекція;
одиниця зберігання.
3. Всі облікові документи централізованого обліку у відомчому архіві повинні бути зосереджені у особи, відповідальної за ведення цього обліку, а облікові документи сховищ - відповідно у осіб, які несуть відповідальність за облік документів у сховищах. Облікові документи зберігаються у сховищі (або спеціально виділеному приміщенні) в сейфах або металевих шафах.
Облікові документи
1. Основними обліковими документами у відомчому архіві є:
- книга обліку надходження і вибуття документів для обліку в архіві кожного надходження і вибуття документів;
- список фондів - для сумарного та індивідуального обліку фондів і колекцій і присвоєння їм номерів;
- лист фонду - для фіксації змін у назві фонду, обліку і нумерації описів справ фонду, обліку документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду;
- опису справ - для поедінічно і сумарного обліку справ;
- опис особливо цінних справ - для поедінічно і сумарного обліку особливо цінних де
- опису страхового фонду документів - для поедінічно обліку одиниць зберігання страхових копій особливо цінних документів
- лист-засвідчувач справи - для обліку кількості аркушів у справі
- книга обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування (для обліку в архіві кожного надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування (Ведеться в архівах організацій, що здійснюють страхове копіювання документів
1. Основними обліковими документами у відомчому архіві є:
- затверджені ЦСУ СРСР форми звіту про склад і обсязі фондів, що зберігаються в архіві. p> - У справах за особового складу складаються внутрішні описи документів. На кожен фонд ведеться справа фонду.
1. Основними обліковими документами в архіві організації є:
список фондів (для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів і архівних колекцій, присвоєння їм номерів, обліку кількості і складу архівних фондів і архівних колекцій, що знаходяться на зберіганні і вибулих);
реєстр описів - для реєстрації описів справ і документів, обліку їх кількості і складу;
паспорт архівосховища (довільної форми) - для сумарного обліку фондів і документів кожного архівосховища архіву організації;
книга обліку надходження і справа фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача і фонду, ведеться на кожен архівний фонд та архівну колекцію;
Для централізованого державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації в архіві організації складаються такі документи:
паспорт архіву організації, що зберігає управлінську документацію на 1 грудня .... р.;
паспорт організації, що зберігає документи галузевого фонду на 1 грудня .... м.
2. Допоміжними обліковими документами є: книги та картки обліку вибуття справ, книги обліку справ з особового складу, паспорти фондів, внутрішні описи справ і т.д.
3. Відомості про кожній одиниці обліку ЕД вводяться в обліковий БД ЕД або в облікову картку ЕД
ЕД враховуються в складі архівного фонду організації-фондоутворювача по описам, одиницям обліку та одиницям зберігання. Інформаційний обсяг ЕД вказується в мегабайтах (Мбайт). p> Надходження ЕД на архівне зберігання враховуються в загальній книзі надходження і вибуття документів В якості допоміжних облікових документів можуть створюватися і використовуватися журнал обліку надходження і вибуття ЕД і журнал обліку міграцій і перезаписів ЕД.
У даному підрозділі в В«Основних правилах роботи архівів організаціїВ» вводяться визначення облік документів, архівний шифр, обліковий документ, одиниця зберігання.
Окремими пунктами в пра...
