ментів;
3. необгрунтований відмова в прийомі на зберігання документів постійного зберігання та з особового складом підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміну форми власності;
4. порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством
Організація документів в архіві
Характеристики /Td>
Відомчий архів
Архів організації
Класифікація документів у межах архіву
1.Разновідностямі архівного фонду є:
архівний фонд організації, що складається з документів, що утворилися в процесі її діяльності;
об'єднаний архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі діяльності двох або більше організацій-фондообразователей, що мали між собою історично і/або логічно зумовлені зв'язку: однорідність і наступність діяльності, підпорядкованість, єдність об'єкта і часу діяльності, місцезнаходження та ін;
архівний фонд особового походження, що складається з документів, що утворилися в процесі життя і діяльності окремої особи, сім'ї, роду і прийнятих на зберігання в архів організації;
колекція називається сукупність окремих документів різного походження, об'єднаних за одним або кількома ознаками (тематичного, номінальному, об'єктному, авторському, хронологічним та ін.)
Організація документів у межах архівного фонду
1.Распределеніе справ всередині фонду по всіх розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних класифікаційних ознак:
- структурного (у Відповідно зі структурними підрозділами);
- хронологічного (За періодами або датами, до яких відносяться документи);
- функціонального, галузевого, тематичного, предметно - питального;
- номінального (за пологах справ, видах і різновидах документів);
- кореспондентського (По організаціях та особам, в результаті листування з якими утворилися документи);
- географічного;
- авторського (за назвам організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).
2. Поєднання структурного і хронологічного ознак дає наступні варіанти схеми систематизації архівного фонду: хронологічно - структурний та структурно - хронологічний.
3.Хронологіческі-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються по стосовно фондів організацій з часто менявшейся структурою.
4. Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликих за обсягом фондам, а також окремим архівним колекціям.
5. Документи, ввійшли в об'єднаний архівний фонд, розташовуються за значимістю фондообразователей, за хронологією їх створення, по алфавіту назв і т.д. У межах кожного фонду, що увійшов в об'єднаний архівний фонд, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретних організацій, складом і обсягом їх документів. Для фондів однорідних організацій використовується загальна схема систематизації.
6. Систематизація документів колекцій визначається тематикою і складом документів. У межах колекції документів одного виду (різновиду) можливе групування по авторською ознакою з розташуванням груп в алфавітному порядку назв організацій або прізвищ авторів. У межах колекції документів, створеної за тематичним ознакою, можуть бути утворені групи з більш загальних тем або питань, розташовані в порядку їх значущості або хронології. Усередині тематичних підгруп документи можуть бути об'єднані за різними ознаками, виходячи з обсягу і складу документації.
7. Документи по особовому складу, як правило, виділяються в особливу групу, систематизуються відособлено і включаються до окремого опису
8. При розподілі справ за схемами систематизації необхідно мати на увазі наступне:
- справи відносяться до того року, в якому вони початі діловодством або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) для продовження діловодством;
- плани, звіти, кошторису та документи до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від часу їх складання; перспективні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього році звітного періоду;
- справи, розпочаті діловодством в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони були закінчені діловодством;
- в межах року або хронологічного періоду справи структурних підрозділів розташовуються по значимості цих підрозділів
В В«Основних прави...
