ом і співвиконавцями по ходу виконання доручень, включаючи підтвердження отримання нового доручення,
- фіксувати факт виконання доручень (для відповідального виконавця),
- здійснювати пошук своїх доручень за різними критеріями,
- переглядати архів виконаних доручень,
- виводити на друк, експортувати в Word і Excel окреме доручення,
- виводити на друк, експортувати в Word і Excel списки доручень за різними критеріям.
Переваги АСКІД:
1. Багаторівнева вертикальна система наскрізного контролю: доручення можуть видаватися виконавцям на основі доручень отриманих від вищого керівництва (рис.1 Прик.1). p> 2. Легкість впровадження: система проста в освоєнні і не вимагає спеціального навчання користувачів. При розгортанні АСКІД не вимагає установки програм на робочих місцях. На комп'ютері користувача необхідний тільки Internet Explorer. p> 3. Гнучкість: для кожного керівника, заступника керівника або менеджера можуть бути визначені свої види документів і категорії доручень
4. Обмін інформацією: система дозволяє вести листування з питань, пов'язаних з виконанням доручення, як між керівником і виконавцями, так і виконавцям між собою за допомогою вбудованих інструментів (рис.2 Прик.1).
1.2. CompanyMedia, розробник - компанія АйТі
Система CompanyMedia [7, 15] складається з декількох програмних продуктів, які можна використовувати незалежно один від одного. Система призначена для ведення електронного документообігу, інформаційної підтримки організаційно-розпорядчої та виробничо-господарської діяльності. Вона забезпечує вирішення таких ключових завдань, як:
- підготовка документів з особистих і загальним шаблонами, створеними користувачем, погодження та передача документів на реєстрацію;
- реєстрація всіх видів документів компанії, в тому числі вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх службових документів, договорів, організаційно-розпорядчих документів і документів довільної форми, необхідної клієнту;
- планування, підготовка і проведення засідань, а також контроль виконання прийнятих рішень;
- створення по всіх видах документів доручень, резолюцій і можливість реєстрації відповідей на них;
- автоматична доставка електронних документів виконавцям;
- постійний контроль виконання документів і резолюцій, здійснення зворотного зв'язку між ініціатором завдання і виконавцем;
- підготовка договорів, узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру;
- створення списку штатних співробітників, анкет і особових справ, комплексне управління персоналом;
- сканування великого числа документів, створення та ведення електронних архівів документів.
Система електронного документообігу CompanyMedia в цілому дозволяє налагодити в організації В«наскрізнийВ» обмін документами (що означає можливість легко простежити рух документів не тільки всередині одного підрозділу, а й між філіями організації), забезпечує глобальне їх візування, нормалізує контроль виконання документів і доручень керівництва [1, 5].
CompanyMedia в основному призначена для великих і середніх державних установ і комерційних організацій. Разом з тим, гнучка структура цього програмного продукту, модульний принцип побудови є досить привабливими і для невеликих організацій.
Необхідно відзначити, що CompanyMedia створювалася компанією В«ІнтерТрастВ» в суворій відповідності з державними стандартами в області діловодства [11, 15, 31]. При її розробці проводилися консультації з фахівцями Всеросійського НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАС). p> CompanyMedia має чотири сертифікати якості Держстандарту РФ по системі Молс на системи В«CompanyMedia-ДіловодствоВ», В«CompanyMedia-ПроектиВ», В«CompanyMedia-ПлануванняВ», В«CompanyMedia-Управління персоналомВ».
Переваги організації електронного документообігу на основі CompanyMedia в порівнянні з традиційним документообігом очевидні:
- співробітники користуються єдиними базами даних, що дозволяє швидко отримувати документ, створений колегами;
- за допомогою системи електронного документообігу зручно контролювати виконання документа;
- керівник завжди знає, де зараз знаходиться його документ і хто його виконавець;
- система вчасно повідомляє про терміни виконання документа/доручення, автоматично створюючи документ-нагадування.
1.3. Бос-референт, розробник - компанія АйТі
Система БОСС-Референт [22] розроблена для автоматизації управлінського документообігу та діловодства [21]. Її споживачами є комерційні компанії, федеральні державні унітарні підприємства, державні органи влади. Система має сертифікат відповідності ГСДОУ, а її розробник, компанія В«АйТіВ» має сертифікат ISO 9001, що засвідчує систему В«... менеджменту якості сертифікованої компанії стосовно до проектування, розробці, виробництва та обслуговування п...
