іноземних виробників, і справа тут не в патріотизмі, а в кілька інших принципах побудови західного документообігу, а так само в різноманітті існуючих стандартів у різних країнах [4].
Автоматизація документообігу підприємства дозволяє підвищити виконавську дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю виконання доручень за документам. Ефективна система повідомлень і нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення термінів виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих співробітників, так і підприємства в цілому.
Заощадити час вдається на всіх етапах діяльності співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи з документами. Автома-тична генерація номери, підстановка поточної дати, використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації та уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів. Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом з усіма вкладеннями і зв'язками, і доручень за їх змістом і будь комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень, логічних умов. Можливе формування індивідуальних маршрутів проходження документів.
Зберігання документів будь-яких форматів, наявність віддаленого доступу до системи з комп'ютера, підключеного до мережі Internet. Архівне зберігання документів дозволяє організувати Єдиний інформаційний простір підприємства, тому користувачі системи отримують максимально повну інформацію по всіх запитуваною даними.
Документационное забезпечення управління охоплює три основні завдання стосовно до системам автоматизації:
- документування (Тобто підготовка, оформлення, погодження та виготовлення документів);
- організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання та використання документів);
- систематизація архівного зберігання (визначення правил зберігання інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття рішень, секретність).
Автоматизована система електронного документообігу зобов'язана, зокрема, мати такі характеристики:
- після реєстрацію інформаційного матеріалу в якості документа, його автор вже не має можливості будь-як змінити або знищити документ;
- документом встановлюється строк зберігання, відповідний вимогам законодавства і контролюючих організацій. Засоби системи повинні дозволяти В«запрограмуватиВ» всі зустрічаються у вітчизняних нормативних актах варіанти правил обчислення строку зберігання (протягом заданого відрізка часу, до певного настання події, комбіновані, і т.д.);
-система повинна захищати збережені в ній документи від яких змін. Знищувати електронні документи можуть тільки спеціально уповноваженими особи - співробітники служб ДОП або IТ, в рамках планової роботи з експертизи цінності та знищення документів і справ з термінами зберігання.
Розглянемо детально деякі автоматизовані системи, розроблені для вирішення завдань діловодства.
1.1. АСКІД (Автоматизована система виконання документів та доручень) 1.0, розробник - Компанія Біник
Програма контролює виконання документів у визначений термін. У АСКІД [16] організовано два журнали документів, при додаванні нового документа існує можливість автоматичного инкремента номеру. Інтерфейс виконаний з колірним попередженням: прострочені документи виділяються червоним кольором; документи зі строком, що наближається до терміну виконання, виділяються жовтим кольором. Система виконує пошук документів за атрибутами: вхідний/вихідний номер, відправник, дата відправлення/отримання, тема. Виконані документи автоматично переносяться до розділу В«сповненіВ». p> АСКІД надає користувачам наступні можливості:
Керівникам:
- створювати (Реєструвати) нові картки документів,
- створювати (Реєструвати) нові доручення,
- відправляти повідомлення про нові дорученнях на електронну поштову адресу виконавців,
- контролювати зведене стан поточних доручень по всім виконавцям і статистику виконавської дисципліни,
- контролювати хід виконання конкретних доручень по кожному з виконавців,
- здійснювати текстовий обмін інформацією з виконавцями по ходу виконання доручень,
- фіксувати факт виконання доручень ("закривати" доручення),
- здійснювати пошук доручень за різними критеріями,
- переглядати архів виконаних і закритих доручень,
- виводити на друк, експортувати в MS Word і MS Excel окреме доручення,
- виводити на друк, експортувати в MS Word і MS Excel списки доручень за різними критеріям,
- переглядати звітно-аналітичну інформацію про хід виконання доручень.
Виконавцям:
- отримувати нові доручення від керівництва,
- контролювати зведене стан своїх поточних доручень,
- здійснювати текстовий обмін інформацією з керівництв...
