бронювання та ануляція замовлення реєструються в обов'язковому порядку. Якщо анульований замовлення вчасно не зареєстрований, велика ймовірність того, що номер залишиться непроданим. Однією з особливостей готельного продукту як послуги є неможливість зберігання. Якщо номер залишиться непроданим, то потенційний дохід від такої послуги втрачений.
У своїй діяльності готельні підприємства часто вдаються до гарантованого підтвердженню заявок. Це означає, що вони підтверджують бронювання лише після отримання від клієнта відповідних гарантій оплати на випадок, якщо клієнт прибуде із запізненням або взагалі не прибуде. Такими гарантіями насамперед є передоплата в розмірі 50 або 100% вартості добового розміщення або розміщення протягом всього терміну, а також інформація про номер кредитної картки клієнта.
Служба бронювання займається не тільки збором заявок, але і вивчає попит на готельні послуги в той чи інший момент. На рівень попиту крім сезонності можуть впливати проходять в даному регіоні культурні чи спортивні заходи (Кінофестиваль, чемпіонат країни тощо). Велике значення має також політична обстановка в регіоні, де знаходиться готель. Не секрет, що в періоди політичної нестабільності інтерес туристів до регіону значно знижується через неможливість забезпечити безпеку перебування. Враховуючи всі фактори, менеджери відділу бронювання спільно з відділом маркетингу планують діяльність готелю.
Іноді готельні комплекси застосовують і подвійне бронювання, як правило, це відбувається або в момент проведення масових заходів, або в пік сезону. Подвійне бронювання - це підтвердження про надання місць у готелі одночасно двом гостям на одну і ту ж дату. Звичайно, використовуючи такий прийом, адміністрація готелю йде на певний ризик. Такий прийом виправдовує себе, якщо хтось з клієнтів анулював заявку. А як бути в тому випадку, якщо прибудуть обидва клієнта? І в такій ситуації служба прийому і розміщення повинна розмістити клієнта. При цьому можливо використовувати взаємні зв'язки з блізрасположенних готелями, куди можна переадресувати клієнта, або з фірмами, що здають в оренду житло, тощо
3 Порядок реєстрації та розміщення гостей
Наступний етап - розселення, який у свою чергу складається з зустрічі, реєстрації, вручення ключа і супроводу до номера.
Прибувши до готелю, клієнт повинен зареєструватися. Тривалість процесу реєстрації залежить від того, забронював гість номер чи ні. Природно, що поселення по броні в готелях, де організований автоматизований облік, займає всього кілька хвилин, так як практично вся необхідна інформація вказана в попередній заявці.
При реєстрації клієнтові виписується рахунок за проживання, що включає в себе тариф номера (або місця в номері), помножений на кількість діб проживання, оплату за послуги бронювання, оплату додаткових послуг, які гість замовляє при реєстрації, і т.д.
Рахунок виписується в трьох примірниках: перший видається клієнту, другий разом з касовим звітом здається в бухгалтерію, третій зберігається до виїзду гостя в контрольної картотеці розрахункової частини готелю (у спеціальних кишеньках, розставлених по числах оплати).
При автоматизованому способі ведення розрахунків виписується два примірники рахунку. У ньому фіксується оплата за весь період проживання. Обидва примірники зберігаються в контрольної картотеці до виїзду гостя.
Після оплати адміністратор заповнює карту гостя. Даний документ дає право клієнтові на отримання ключа від номера і позачергове обслуговування в підприємствах громадського харчування, побутового обслуговування та зв'язку, розташованих на території готелю. На числовій сітці карти гостя відзначається період оплати. При виїзді гостя поверховий персонал робить відмітку із зазначенням дати і години звільнення номера (місця), найменування та кількості місць багажу. У вестибюлі гість здає карту в адміністраторську.
Багато готелі використовують карту гостя як засіб реклами. На ній може бути вказана інформація про розташування готелю, роботі допоміжних і додаткових служб, їх розташуванні, режимі роботи і т.д.
Касовий звіт складає у двох примірниках працівник, який здійснює розрахунки з гостями. Перший примірник разом з рахунками або контрольної касової стрічкою здається в бухгалтерію, другий зберігається у підзвітної особи.
Якщо готель надає послуги з розміщення туристичної групи, то туристична фірма, як правило, бронює місця для розміщення, що дає можливість заздалегідь підготувати їх для заселення і спланувати роботу адміністрації. Реєстрацією гостей у цьому випадку спільно з адміністратором займається керівник групи, який по приїзді на місце пред'являє напрям туристичної фірми - документ, що підтверджує право на проживання в даній готелі і гарантує, що оплата зроблена, а також список туристів. Адміністратор заповнює групове розміщення на поселення, в якому робиться позна...
