сі готельні служби;
В· ведення картотеки гостей. На кожного гостя після його перебування у готелі заповнюється спеціальна картка, в якій міститься інформація, надана усіма службами готелю, що мали з гостем контакт. При повторному приїзді гостя завдяки цій інформації персонал зможе значно підвищити якість обслуговування, під чому передбачивши переваги і побажання гостя. Подібна робота дозволяє набувати постійних клієнтів і є додатковою рекламою готелю. На сучасних готельних підприємствах для цих цілей створюється банк даних про клієнтах за допомогою комп'ютерної програми.
Для того щоб правильно організувати бухгалтерський і податковий облік у будь-якому готелі, необхідно в першу чергу уявляти собі весь операційний процес обслуговування гостей і знати, які первинні документи при цьому повинні бути оформлені на кожному з етапів цього процесу. Тому бухгалтеру слід особливу увагу приділити формам первинного обліку, які разом з короткими вказівками щодо їх застосування та заповнення затверджені Наказом Мінфіну РФ від 13.12.93 р. № 121. Зазначені форми первинного обліку застосовуються всіма готелями незалежно від їх організаційно-правової форми без будь-яких змін і доповнень.
Перелік форм документів суворої звітності: анкета (форма № 1-Г); журнал реєстрації іноземних громадян (2-Г); рахунок (3-Г); рахунок (3-Гм); карта гостя (4-Г); касовий звіт (5-Г); розрахунки оплати за бронювання та проживання за безготівковим розрахунком (7-Г); квитанція на повернення грошей (8-Г); акт про псування майна готелі (9-Г); заявка на бронювання місць (10-Г); автостоянка (11-Г); квитанція на надання додаткових платних послуг (12 - Г); квитанція на прийом речей в камеру зберігання (13-Г).
Процес обслуговування гостей в будь-якому готелі незалежно від її категорії можна розбити на кілька етапів:
1) бронювання - попереднє замовлення місць у готелі;
2) прийом, реєстрація та розміщення гостей;
3) надання послуг проживання;
4) надання додаткових послуг;
5) остаточний розрахунок і оформлення виїзду.
2 Служба бронювання
У готелі процес обслуговування гостей починається саме з бронювання, під яким розуміється попереднє замовлення місць і номерів. Функції бронювання здійснюють або менеджери відділу бронювання готелю, або безпосередньо служба прийому і розміщення гостей. Як правило, турист чи бізнесмен, який не хоче стикатися з труднощами найму тимчасового житла, обов'язково зв'яжеться з такою службою та подасть заявку на бронювання місця або номери.
Програмний модуль, створений для виконання функції бронювання готельних місць, працює в режимі В«підтвердження/відмоваВ» з прив'язкою до часу в рамках загальної системи бронювання готельного ланцюга або автономної роботи.
До функцій служби бронювання відносяться:
В· прийом заявок і їх обробка;
В· складання необхідної документації - графіків заїзду на кожен день (тиждень, місяць, квартал, рік), карти руху номерного фонду.
В· Прийом заявок здійснюється по телефону, факсу, телексу, поштою (листом або телеграмі), за допомогою комп'ютерних систем бронювання. У кожній заявці повинна міститися наступна інформація: дата і час заїзду; приблизна дата і час від'їзду; кількість гостей;
В· категорія номери (люкс, апартамент, економічний клас, бізнес-клас);
В· послуги в номері (наявність ванни, душу, телевізора, холодильника, сейфа, міні-бару і т.д.);
В· послуги живлення (тільки сніданок, напівпансіон, повний пансіон), ціна (при вказуванні ціни слід точно визначити, за що платить гість, - за весь час перебування, за один день перебування, за кожного проживаючого, тільки за розміщення, за розміщення та харчування, за розміщення і сніданок і т.п.);
В· прізвище та ініціали того, хто оплачуватиме рахунок (або назва організації);
В· вид оплати (готівкова, безготівкова, з використанням кредитної картки);
В· особливі побажання (заздалегідь забронювати стіл у ресторані, трансфер, можливість тримати в номері тварина і т.д.).
Організація, Подано заявку на бронювання, вказує також свої реквізити (найменування, адреса, телефон, факс, номер рахунку в банку тощо).
У тому випадку, якщо готель може надати свої послуги з проживання, організації повинно бути спрямоване підтвердження заявки. В іншому випадку вона повинна послати відмову.
Підтвердження заявки - це спеціальне повідомлення про те, що гостю буде надане розміщення в готелі. Зазвичай на повідомленні зазначаються номер підтвердження, дата передбачуваного прибуття і вибуття гостя, категорія замовленого номера, кількість гостей, кількість ліжок і інші спеціально оговорені вимоги. Для того щоб ще раз уточнити всі деталі розміщення, а також виключити виникнення спірних питань, бажано, щоб після прибуття в готель повідомлення було в гостя з собою.
Кожна заявка на...
