й (Веде нараду, дає консультацію і т.д.), вибачитеся і поцікавтеся, коли краще передзвонити.
Вважається поганим тоном телефонувати за службовим справах додому: ділові люди з доброю репутацією повинні все встигати в робочий час. Якщо ваш партнер по бізнесу надав вам номер свого домашнього або мобільного телефону з дозволом дзвонити в будь-який час, то не слід розуміти це буквально. У разі попередньої домовленості або крайніх обставин ви можете подзвонити в неробочий час, але такий дзвінок слід розуміти як виняток, а не правило.
Привітання. Вітатися потрібно завжди і з усіма. Не можна питати: В«Куди я потрапив? Ви хто? А який у вас номер? В»Перш за все, ви повинні привітати того, хто вам відповів. Психологічно більш грамотно говорити: В«Добрий день (ранок, вечір)!В», ніж, скажімо, В«Здрастуйте!В», так як в останньому слові значно більше приголосних і складніше висловити зацікавленість і теплоту. Необхідно також представитися (навіть якщо це особистий дзвінок). Наприклад: В«Добрий день! Секретар пана N. Можу я уточнити номер факсу? В»Західні ділові партнери дуже часто стикаються з тим, що російські колеги рідко називають себе по телефону. Це не тільки етикетна помилка, а й психологічно невірне рішення, помітно знижує іміджеві оцінки ділової людини.
Відповідь на телефонний дзвінок. Трубку необхідно знімати до четвертого-п'ятого дзвінка, але найкраще - після другого. Дзвінок - сильний подразник, тому не варто затягувати з відповіддю. Такі відповіді, як В«Так!В», В«Алло!В», В«Слухаю!В», у службовій обстановці неприпустимі. Діловий етикет рекомендує створити сценарій перших десяти слів привітання стосовно специфіки вашої фірми, компанії або її відділів, а потім ввести дані стандарти в обіг. Можна не називати прізвища, обмежившись лише позначенням відділу компанії. Важливо, щоб набрав ваш номер людина розуміла, куди саме він подзвонив, і хто з ним говорить.
Тривалість телефонного розмови. Після трьох-чотирьох хвилин розмови активність сприйняття стає помітно нижче. Тому рекомендована тривалість ділової бесіди становить не більше п'яти хвилин. Головне в телефонній розмові - стислість і змістовність. Якщо у вашому кабінеті або відділі знаходиться клієнт або відвідувач, то спілкування з ним, безсумнівно, є пріоритетним. Вам, звичайно, слід відповісти на дзвінок, але тільки для того, щоб з'ясувати, хто дзвонить, і повідомити, коли вам можна передзвонити.
Стиль телефонного спілкування. У сфері ділових відносин, особливо у схемі В«клієнт - фірмаВ», який подзвонив вам людина повинна відчути, що йому як мінімум раді. Зі свого боку, фірма також розраховує на те, що її клієнти - виховані або, по крайней міру, ввічливі люди. При такому розумінні службового обов'язку можливість досягти згоди в найскладніших питаннях значно зростає.
Часто виразні грамотні питання телефонного оператора або спеціального співробітника допомагають легко з'ясу...
