потенційними клієнтами з усього Світу та готелем. Вона надає можливість охопити величезну кількість регіонів і пропонувати послуги готелю всім бажаючим. Від ефективності роботи цієї служби залежить коефіцієнт завантаження та розширення клієнтської бази готелю.
До функцій служби бронювання відносяться:
прийом заявок і їх обробка;
складання необхідної документації - графіків заїзду на кожен день (неделю. Місяць, квартал, рік), карти руху номерного фонду;
Вивчення попиту на готельні послуги.
Характеристика служби:
У готелі процес обслуговування гостей починається саме з бронювання, під яким розуміється попереднє замовлення місць і номерів. Функції бронювання здійснюють або менеджери відділу бронювання готелю, або безпосередньо служба прийому і розміщення гостей. Як правило, турист чи бізнесмен, який не хоче стикатися з труднощами найму тимчасового житла, обов'язково зв'яжеться з такою службою і подасть заявку на бронювання місця або номери.
Програмний модуль, створений для виконання функції бронювання готельних місць, працює в режимі «підтвердження / відмова» з прив'язкою до часу в рамках загальної системи бронювання готельної ланцюга або автономної роботи.
Прийом заявок здійснюється по телефону, факсу, телефаксу, поштою (листом або телеграмі), за допомогою комп'ютерних систем бронювання. У кожній заявці повинна міститися наступна інформація:
дата і час заїзду;
приблизна дата і час від'їзду;
кількість гостей;
категорія номера (люкс, апартамент, економічний клас, бізнес-клас);
послуги в номері (наявність ванни, душу, телевізора, холодильника, сейфа, міні-бару і т.д.);
послуги харчування (тільки сніданок, напівпансіон, повний пансіон);
ціна, (при вказуванні ціни слід точно визначити, за що платить гість, - за весь час перебування, за один день перебування, за кожного проживаючого, тільки за розміщення і харчування, за розміщення і сніданок і т . п.)
прізвище та ініціали того, хто буде оплачувати рахунок (або назва організації};
вид оплати (готівкова, безготівкова, з використанням кредитної картки);
особливі побажання (заздалегідь забронювати стіл у ресторані, трансфер, можливість тримати в номері тварина і т.д,)
Організація, що подає заявку на бронювання, вказує також свої реквізити (найменування, адреса, телефон, факс, номер рахунку в банку і т.д.).
У тому випадку, якщо готель може надати свої послуги з проживання, організації має бути спрямоване підтвердження заявки. В іншому випадку вона повинна послати відмову.
Підтвердження заявки - це спеціальне повідомлення про те, що гостю буде надано розміщення в готелі. Зазвичай на повідомленні зазначаються номер підтвердження, дата передбачуваного прибуття і вибуття гостя, категорія замовленого номера, кількість гостей, кількість ліжок і інші спеціально оговорені вимоги. Для того щоб ще раз уточнити всі деталі розміщення, а також виключити виникнення спірних питань, бажано, щоб після прибуття в готель повідомлення було в гостя з собою.
