відображають їх фактична кількість і склад.
Усі облікові документи поділяються на внутрішні та централізованого державного обліку. До внутрішніх облікових документів належать: книга надходжень, список фондів, лист фонду, архівний опис, справа фонду. Крім того, при необхідності і залежно від складу документів можуть також вестися окремі описи страхового фонду, реєстри описів, картки та книги обліку документів, які передаються в інші архіви, книги обліку фондів і справ та ін полістний облік документів здійснюється на основі внутрішніх описів та листа - завірителя справи.
Розглянемо детальніше види облікових документів.
Книга обліку надходження документів - дуже важливий довідник, призначений для первинного обліку вступників в архів документів. Це обліковий документ, у хронологічній послідовності фіксуючий надходження в архів, а також основні дані про них. З її допомогою можна дізнатися, звідки, коли, в якому стані, і в якій кількості отримані архівом документи. Книга допомагає правильно розкрити динаміку зростання архівних фондів за певний відрізок часу.
У неї в хронологічній послідовності заносяться, всі надходження незалежно від того є надходження першим або повторним. Здавач - фондоутримувачів може не збігатися з фондообразователем, в такому випадку слід вказати обох. Необхідно охарактеризувати склад і стан документів, а також роки. Якщо надійшла розсип, то необхідно її зважити. Склад документів вказується на підставі здавальної опису, а якщо її немає - на підставі хоча б приблизного знайомства з документами надходження.
Список фондів - представляє перелік найменувань архівних фондів у порядку їх номерів, які вони отримують по мірі надходження.
Вказується офіційно прийнята назва установи - фондоутворювача і офіційно прийняте скорочена назва. Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то вказується його останнє найменування.
Головна мета списків фондів - закріпити за кожним фондом свій унікальний номер. Номер присвоюється фонду один раз, як ім'я людині, і його не можна змінити. При вибутті фонду з архіву «звільнився» номер не може бути присвоєний іншому фонду, т.к. колишній номер міг увійти в науковий обіг.
Лист фонду - включає відомості про назву з усіма його перейменуваннями і номері архівного фонду, кількості, хронологічних межах і складі документів фонду та наявність описів. Лист фонду розкриває і динаміку змін складу та стану фонду. Це здійснюється на основі записів про надходження і вибуття документів:
Лист фонду складається з трьох основних розділів:
. відомості про перейменування;
. відомості про місцезнаходження фонду та його номері;
. відомості про рух документів фонду.
Відомості про рух документів наводяться окремо для описаних і неописаних документів.
При обліку розсипи може бути зазначено кількість справ, документів або листів; при обліку описаних матеріалів - тільки кількість одиниць зберігання. За листу фонду присвоюється номер опису. Якщо матеріали небудь опису вибувають з архіву, то її номер не присвоюється інший опису.
Архівний опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічно і сумарний облік, шляхом дода...
