вання даних підсумкових записів всіх описів фонду.
Справа фонду - комплекс документів, що відображають історію архівного фонду.
У справу фонду включається історична довідка про фондоутворювача; схема систематизації справ фонду; робоча інструкція з обробки фонду; акти про прийом документів; акти про виділення документів до знищення; акти перевірки наявності та стану документів; копії характеристик фонду, складених для путівника; довідки про використання матеріалів фонду та ін
Таким чином, зі справи фонду можна отримати такі відомості:
Про дату створення установи, підпорядкованості, функціях, реорганізації, умови зберігання матеріалів, видах науково-технічної обробки матеріалів. Кожній справі фонду присвоюється номер фонду та його назву. Справи фондів зберігаються в порядку їх номерів. Всі документи, що знаходяться в справі фонду, повинні бути підшиті та пронумеровані; на них складається внутрішній опис.
Документи централізованого державного обліку складається на основі підсумовування даних, витягнутих з документів «Внутрішнього обліку». Основним документом, в якому зафіксовані правила його ведення, є Регламент державного обліку документів АФ РФ. Основним документом централізованого обліку є паспорт архіву. Паспорт державного архіву складається на 1 січня кожного року і складається з розділів, які показують його склад і об'єм: архівні матеріали, страховий фонд копій, НСА, умови зберігання документів.
Картка фонду служить основою для створення фондового каталогу суб'єкта Федерації Центрального фондового каталогу, Федеральної архівної служби. Вона містить зведені дані з листа фонду. Картки фонду складаються тільки в державних архівах і архівах РАН.
У державному архіві на основі надійшли паспортів архівів організацій складаються відомості про стан зберігання документів в організаціях - джерелах комплектування на 1 грудня один раз на 3 роки. Вони включають дані про кількість джерел комплектування:
всього за профілем архіву;
недержавних організацій;
державних організацій;
а також про наявність у відомчих архівах номенклатури справ, інструкції з діловодства, приміщень і штатів.
Для того щоб механізм централізованого обліку чітко працював, необхідно суворо дотримуватися термінів подання облікових документів у вищі органи.
.2 Перевірка наявності та стану документів - найважливіший етап обліку документів
Перевірка наявності та стану документів є одним з основних видів робіт в архівах. Це найефективніший, хоча і дуже трудомісткий вид діяльності з удосконалення організації зберігання та обліку справ. Результати перевірки наявності, щоб забезпечити отримання достовірних даних про обсяг та стан справ, дозволяють найбільш раціонально планувати всю подальшу роботу щодо забезпечення збереження документів.
Перевірка наявності та стану документів проводиться з метою встановлення:
фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, що значиться по описам (книга обліку та опису).
виявлення документів, що підлягають різним видам реставраційної та технічної обробки.
